Yönetim kurulları çalışmalarını ağırlıklı olarak yönetim kurulu toplantılarında yapar. Bu neden, bu toplantıların dikkatli bir şekilde planlanması, yürütülmesi ve dokümante edilmesi büyük önem taşımaktadır.
Yönetim kurulu toplantıları bir taraftan üyeler arasında etkin iletişimi ve kollektif hareket etmeyi sağlarken, diğer taraftan tüm üyelere yapıcı bir yaklaşım zemini hazırlayarak verimli ve motive olmalarına yardımcı olacak şekilde tasarlanmalıdır. Yönetim kurulunda bir karar alındıktan sonra, tüm kurul üyelerinin bu kararın arkasında olduklarını ve kararın ortak alındığını dış dünyaya göstermelidir. Yönetim kurulu toplantılarında alınan kararların arkasında önemli tartışmalar ve üzrinde mutabık kalınmayan konular olabilir. Bu konuların kurul içinde ve büyük bir gizlilik içinde kalması gerekmektedir. Ancak bu disiplinin sağlanması çoğu zaman zor olabilmektedir. Bu durumlarda kurul üyelerinin üzerinde mutabık kalacağı ve uyacağı bir charter veya politika hazırlanması faydalı olacaktır.
Katılımın yüksek olduğu ve konular üzerinde müzakarelerin odaklanarak verimli ve etkin bir şekilde yapılması durumunda, bu toplantılar şirketin stratejik yönlendirilmesine ilişkin önemli kararların tartışıldığı ve alındığı toplantılar olabilir. Bu toplantıların notlarının sistematik bir şekilde alınması ve etkin bir şekilde takip edilmesi sonucunda ise alınan kararların hayata geçmesi hızlanır ve kolaylaşır. Diğer taraftan, katılımı düşük olan sadece belirlenmiş konularda sınırlı içerikte görüşmelerin yapıldığı verimsiz toplantılar ise şirkete katkı sağlayabilecek kararların ortaya çıkmasını engellediği gibi özellikle katkı sağlamak isteyen üyeler üzerinde de olmusuz etki yaratmaktadır.
Verimli, katma değeri değeri yüksek ve iyi kurumsal yönetim uygulamaları çerçevesinde yönetim kurulu toplantıları yapabilmenin en etkin yolu; toplantı ajandasının dikkatli bir şekilde tasarlanması ve bu ajandanın toplantı boyunca özenle uygulanabilmesidir.
Yönetim kurulu toplantı ajandasının aşağıdaki unsurları içermesi önerilmektedir:
- Tarih, zaman ve toplantının yeri
- Toplantıya katılanlar ve katılamayanlar
- Görüşülecek stratejik öneme sahip konular
- Görüşülecek her konuya ilişkin ilgili konunun nasıl ele alınacağı (örneğin: konuya ilişkin karar verilecek veya daha fazla araştırma yapılması gibi)
- Her konuya ilişkin ayrılacak süre
- Misafir katılımcıların yapacağı sunumlar / konuşmalar
- Bir önceki toplantı notlarının okunması ve onaylanması
- CEO/Genel Müdür'ün raporu
- Mali İşler Müdürü (CFO)'nün raporu
- Yönetim Kurulunun onayına sunulan konular
- Yönetim Kurulu alt komitelerinin raporları
- Düzenleyici otorite ile ilişkiler
- Diğer önemli hususlar
- Gelecek toplantının tarih, zaman ve yeri
Toplantı ajandasının dikkatlice tasarlanmaması ve iyi bir şekilde uygulanmaması, çoğu zaman yönetim kurulu toplantılarının çok uzun sürmesine, kurul üyelerinde kafa karışıklıklarına ve üyelerde tatminsizlik ve hayal kırıklıklarına neden olabilmektedir.
Bazı yönetim kurulları stratejik konuları ve açık uçlu tartışmaları, zaman kısıtlamasından dolayı bölünmemesi amacıyla, toplantının hemen başında yapmak isteyebilirler. Diğer kurullar ise açık uçlu tartışmalara girmeden önce ilk başta mevzuatsal hususlar ile düzenli olarak yapılan raporlamalar üzerinde odaklanmak isteyebilirler.
Diğer bir hususta toplantıya dışardan çağrılan ve yönetim kurulu üyesi olmayan konukların yapacağı sunum veya konuşmanın ne zaman olacağıdır. Bu bölüm ajandanın başında da son bölümlerinde olabilir. Tam günlük bir toplantıda bu tarz bir faaliyet gün içinde verilen aralarda veya resmi olmayan konuşmaların daha rahat bir ortamda yapılabilmesi için öğlen yemeğine denk getirilebilir.
Etkin Yönetim Kurulu Toplantıları Nasıl Planlabilir?
Toplantıya katılanların harcadığı zaman düşünüldüğünde toplantıların ne kadar pahalı etkinlikler olduğu anlaşılacaktır. Bu nedenle toplantı yönetimi, ciddi bir şekilde ele alınması gereken bir unsudur.Toplantının etkin bir şekilde yönetilebilmesi çoğu zaman toplantı başkanları tarafından önemsenmeyen bir yetkinliktir. Yönetim kurulu toplantılarının etkinliğinin arttırılabilmesi için aşağıda bazı iyi uygulamalar sunulmuştur. Bu tavsiyelerden şirketlerinize en uygun olanlar alınarak toplantılarınızın daha iyi yönetilmesini sağlayabilirsiniz.
Toplantı katılımcıların planlanması
Toplantı ajandasının oluşturulması
Toplantının başlatılması
Temel kuralların oluşturulması
Zaman yönetimi
Toplantı sürecinin değerlendirilmesi
Toplantının kapatılması
