Yönetim kurulu toplantılarına yönetim kurulu üyelerinin katılımının yanında görüşülecek konuların içeriğine uygunluğu ve toplantıların etkinliğinin arttırılması amacıyla şirketin içinden veya dışardan katılımcılar davet edilebilir. Toplantı planırken ajandadaki maddeler göz önünde bulundurularak davet edilecek yöneticiler veya uzmanlar dikkatlice seçilmeli ve bu kişilerin doğru kişiler olduğundan emin olunmalıdır.
Bu süreçte toplantıyı planlayan kişinin (yönetim kurulu başkanı, kurumsal sekreter gibi) dikkat etmesi gereken hususlar aşağıdaki gibi özetlenebilir:
- Toplantıya çağrılacak kişi veya kişiler hakkında kişisel kararlar vermek yerine diğer yönetim kurulu üyelerininden veya üst düzey yönetim ekibinden fikirler alınabilir.
- Mümkün ise toplantıya çağrılacak kişi veya kişilerle toplantı öncesinde görüşerek, toplantının genel maksadı ve toplantıya katılımlarının neden önemli olduğunu anlatılabilir.
- Yapılan görüşmeler sonrasında yönetim kurulu üyeleri ile çağrılacak diğer kişilere toplantı daveti gönderilir. Bu davette toplantının amacı, toplantının nerede ve ne zaman yapılacağı, katılımcıların listesi ve katılımcıların sorularının olması durumunda kiminle bağlantıya geçecekleri belirtilir.
- Toplantı daveti ile birlikte toplantının ajandasıda gönderilebilir.
