Yönetim kurulu toplantı ajandasının, toplantının önemli katılımcılarının görüşleri alınarak düzenlenmesi toplantının etkinliğini arttırabilir. Toplantıdan beklenenin ne olduğunun, nasıl bir çıktı istendiğinin düşünülmesi ve bu amaca ulaşmak için nelerin yapılması gerektiği etraflıca değerlendirilir. Yönetim kurulu toplantı ajandasının, görüşülmesi gereken hususların etkin bir şekilde tartışılabilmesini kolaylaştıracak ve tartışmaların etkinliğini arttıracak şekilde tasarlanmasında fayda vardır.
Toplantı ajandasına ilişkin aşağıdaki hususlar değerlendirilebilir:
- Ajanda da toplantıdan beklenen genel çıktının belirtilmesi
- Toplantı ajandasının, katılımcıların toplantıya zamanında gelmelerini ve toplantının başından itibaren katkı sağlamalarını tetikleyecek bir formatta tasarlanması
- Önemli her konunun yanına, hareket planı, beklenen çıktı (oy, karar, işin bir kişiye assign edilmesi) ve her konunun çözümüne ilişkin zaman tahmini
- Katılımcıların ajandaya uymalarının talep edilmesi
- Toplantı süresince ajandanın durumuna ilişkin katılımcılara sürekli bilginin verilmesi
- Toplantının sınırlarının çok fazla belirlenmesinin, katılımcıların esnek bir şekilde konuları tartışmasına engel olma riski değerlendirilmeli ve bu yönde ajandanın esnek olmasına hayret gösterilmelidir.
