Şirketlerde yönetim kurulunun işleyişi ve denetlenmesi ile yönetim kuruluna uygun adayların saptanmasına, değerlendirilmesine, eğitilmesine ve ödüllendirilmesine ilişkin şeffaf ve tutarlı bir şekilde uygulanan politika ve prosedürlere ihtiyaç duyulmaktadır. Hissedarların yönetim kurulu üyelerine sağlanan her türlü menfaatlarden haberdar olması şeffaflık adına önemlidir.
Yönetim kurulu bahsedilen bu politikaların tarafsız ve etkin bir şekilde uygulanabilmesi amacıyla, hissedarlar, yönetim kurulu ve yöneticiler arasındaki çıkar çatışmalarının dışında kalan Kurumsal Yönetim Komitesini oluşturur.
Kurumsal Yönetim Komitesinin görevleri aşağıdaki şekilde özetlenebilir:
- Şirkette kurumsal yönetim ilkelerinin uygulanıp uygulanmadığını, uygulanmıyor ise gerekçesini ve bu prensiplere tam olarak uymama dolayısıyla meydana gelen çıkar çatışmalarını tespit eder ve yönetim kuruluna uygulamaları iyileştirici önerilerde bulunur.
- Yönetim Kuruluna uygun adayların saptanması, değerlendirilmesi, eğitilmesi ve ödüllendirilmesi konularında şeffaf bir sistemin olusturulması ve bu hususta politika ve stratejiler belirlenmesi konularında çalışmalar yapar.
- Yönetim Kurulu üyelerinin ve yöneticilerin performans değerlendirmesi, kariyer planlaması ve ödüllendirmesi konusundaki yaklaşım, ilke ve uygulamaları belirler ve gözetimini yapar.
- Pay sahipleri ile ilişkiler biriminin çalışmalarını koordine eder.
Tekfen Holding A.Ş.'nin Kurumsal Yönetim Komitesine ilişkin görev ve çalışma esasları örnek olarak aşağıda verilmiştir.
Kurumsal Yönetim Komitesi Görev ve Çalışma Esasları
I. AMAÇ ve KAPSAM
Madde 1- Bu düzenlemenin amacı Şirket yönetim kurulu tarafından oluşturulacak Kurumsal Yönetim Komitesinin (Komite), görev ve çalışma esaslarını belirlemektir. Sermaye piyasası mevzuatına ve bu düzenlemede yer alan esaslara uygun olarak Şirketin kurumsal yönetim ilkelerine uyumunu izlemek, bu konuda iyileştirme çalışmalarında bulunmak ve yönetim kuruluna öneriler sunmak Komitenin görevidir.
II. DAYANAK
Madde 2- Bu doküman Sermaye Piyasası Mevzuatı ve Sermaye Piyasası Kurulu Kurumsal Yönetim İlkelerinde yer alan düzenleme, hüküm ve prensipler çerçevesinde oluşturulmuştur.
Komite, Şirket çalışanlarını veya iştirakler dahil Şirket ile ilişkili kişi ve kuruluşların temsilcilerini, iç ve dış denetçileri ve konusunda uzman kişileri toplantılarına davet ederek bilgi alma ve ihtiyaç duyduğunda dışarıdan hukuk ve profesyonel danışmanlık alma konularında yetkilendirilmiştir.
III. ORGANİZASYON
Kuruluş
Madde 3 - Komite, Yönetim Kurulu tarafından oluşturulur ve yetkilendirilir. Komite ayrıca, faaliyetleriyle ilgili olarak ihtiyaç gördüğü konularda bağımsız uzman görüşlerinden yararlanabilir. Denetimden sorumlu komitenin ihtiyaç duyduğu danışmanlık hizmetlerinin maliyeti Şirket tarafından karşılanır.
Komitenin çalışma süresi yönetim kurulunun çalışma süresi ile paralel olur. Ancak Komite, yeni yönetim kurulunun önceden belirlenmiş olan uyum süreci tamamlandıktan sonra yeniden oluşturulur.
Komite kendi yetki ve sorumluluğu dahilinde hareket eder ve Yönetim Kuruluna tavsiyelerde bulunur ancak Komitenin görev ve sorumluluğu, yönetim kurulunun Türk Ticaret Kanunundan doğan sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.
Üyelik
Madde 4- Komite Şirketin yönetim kurulu üyeleri arasından seçilen en az iki üyeden oluşur.
Komitenin iki üyeden oluşması halinde her ikisi, ikiden fazla üyesinin bulunması halinde üyelerin çoğunluğu, genel müdür veya icra komitesi üyesi gibi doğrudan icra fonksiyonu üstlenmeyen ve yönetim konularında murahhaslık sıfatı taşımayan yönetim kurulu üyelerinden oluşur.
Komite Başkanı bağımsız Yönetim Kurulu üyeleri arasından seçilir.
Komite Toplantıları
Madde 5- Komite en az üç ayda bir olmak üzere yılda en az dört kere Şirket merkezinde toplanır. Komite toplantılarının zamanlaması mümkün olduğunca yönetim kurulu toplantılarının zamanlaması ile uyumlu olur.
Komite toplantılarında alınan kararlar yazılı hale getirilir, Komite üyeleri tarafından imzalanır ve düzenli bir şekilde saklanır.
Komite, kendi görev ve sorumluluk alanıyla ilgili olarak ulaştığı tespit ve önerileri hazırlanacak bir rapor ile yönetim kuruluna sunar.
IV. GÖREV VE SORUMLUKLAR
Kurumsal Yönetim İlkelerine Uyum
Madde 6- Komite, Şirkette kurumsal yönetim ilkelerinin uygulanıp uygulanmadığını, uygulanmıyor ise gerekçesini ve bu prensiplere tam olarak uymama dolayısıyla meydana gelen çıkar çatışmalarını tespit eder ve yönetim kuruluna uygulamaları iyileştirici tavsiyelerde bulunur. Bu kapsamda komite, kurumsal yönetim ilkelerine ilişkin olarak Şirketin ve hissedarların yararına olacak ve henüz uygulamaya konulmamış konuları tespit ederek, bunların Şirketin ve iştiraklerinin yapısına uygun bir şekilde hayata geçirilmesi için öneriler getirir.
Komite, kurumsal yönetim ilkelerinin Şirket çalışanları tarafından anlaşılması, benimsenmesi ve uygulanması konularında yapılması gereken Şirket içi düzenleme ve değişiklikler konusunda çalışmalar yaparak, çalışma sonuçlarını yönetim kuruluna sunar.
Yönetim Kurulu
Madde 7- Komite, yönetim kuruluna uygun adaylar saptanması, değerlendirilmesi, eğitilmesi ve ödüllendirilmesi konularında şeffaf bir sistemin oluşturulması ve bu hususta politika ve stratejiler belirlenmesi konularında çalışmalar yapar. Komite, yönetim kurulu ve yöneticilerin sayısı ile ilgili öneriler geliştirir, yönetim kurulu üyelerinin ve yöneticilerin performans değerlendirmesi, kariyer planlaması ve ödüllendirilmesi konusundaki yaklaşım, ilke ve uygulamaları belirler ve gözetimini yapar.
Yönetim kurulu üyelerinin ödüllendirmesi, yönetim kurulu üyelerinin performansını yansıtacak ve şirketin performansı ile ilişkilendirilecek şekilde belirlenir. Bu konuda Komite gerekçe göstermek sureti ile önerilerde bulunur.
Yatırımcı İlişkileri
Madde 8- Pay sahipliği haklarının kullanılmasında mevzuata, esas sözleşmeye ve diğer şirket içi düzenlemelere uyulmasını ve bu hakların kullanılmasını sağlayacak önlemler alınmasını temin etmek üzere kurulan Yatırımcı İlişkileri Birimi doğrudan doğruya kurumsal yönetim komitesi başkanına bağlı olarak çalışır. Yatırımcı İlişkileri Birimini pay sahipliği haklarının kullanımı konusunda faaliyet gösterir; yönetim kuruluna raporlama yapar ve yönetim kurulu ile pay sahipleri arasındaki iletişimi sağlar.
Pay sahipleri ile ilişkiler birimin başlıca görevleri arasında şunlar yer alır;
a- Pay sahiplerine ilişkin kayıtların sağlıklı, güvenli ve güncel olarak tutulmasını sağlamak,
b- Şirket ile ilgili kamuya açıklanmamış, gizli ve ticari sır niteliğindeki bilgiler hariç olmak üzere, pay sahiplerinin şirket ile ilgili yazılı bilgi taleplerini yanıtlamak,
c- Genel kurul toplantısının yürürlükteki mevzuata, esas sözleşmeye ve diğer şirket içi düzenlemelere uygun olarak yapılmasını sağlamak,
d- Genel kurul toplantısında, pay sahiplerinin yararlanabileceği dokümanları hazırlamak,
e- Oylama sonuçlarının kaydının tutulmasını ve sonuçlarla ilgili raporların pay sahiplerine yollanmasını sağlamak,
f- Mevzuat ve şirketin bilgilendirme politikası dahil, kamuyu aydınlatma ile ilgili her türlü hususu gözetmek ve izlemek.
Diğer Sorumluluklar
Madde 9- Komite, kendi görev alanına giren konularla ilgili olarak ortaklar ve menfaat sahiplerinden gelen şikayetleri inceler ve sonuca bağlar.
V. BÜTÇE
Madde 10- Komitenin görevini yerine getirmesi için gerekli her türlü kaynak ve destek yönetim kurulu tarafından sağlanır. Bu amaçla Komitenin, Yönetim Kurulu tarafından onaylanan yıllık bir bütçesi olur.
VI. YÜRÜRLÜK
Madde 11- Komitenin görev ve çalışma esaslarına ilişkin bu düzenleme ve buna ilişkin değişiklikler Yönetim Kurulu kararı ile yürürlüğe girer.
