Kontrol Faaliyetleri
Kontrol faaliyetleri, şirketin belirlenmiş risklerine ilişkin yönetim tarafından tespit edilen direktiflerin uygulanmasına yardımcı olan politika ve prosedürlerin tümüdür. Kontrol faaliyetleri şirketin hedeflerinin niteliğine uygun olarak üç bölüme ayrılabilir:
• Operasyona ilişkin kontrol faaliyetleri (operational)
• Finansal Raporlamaya ilişkin kontrol faaliyetleri (financial reporting)
• Yasal düzenlemeler uygunluk konularında kontrol faaliyetleri (compliance)
Bazı kontrollerin sadece bir alanı ilgilendirmesine karşın, kontrollerin sıklıkla birden fazla alan ile örtüştüğü görülmektedir. Duruma bağlı olarak spesifik bir alanda güvence sağlayan bir kontrolün diğer alanlarda da güvence sağlaması mümkün olabilir. Örneğin; operasyonel kontroller aynı zamanda güvenilir finansal raporlama konusunda güvence sağlarken, finansal raporlamaya ilişkin kontroller yasal düzenlemelere uyum risklerinin yönetilmesine yardımcı olabilir.
Örnek:
Bir satış müdürü, satışları yakından takip etmek ve satış bölgelerinin performansını analiz etmek amacıyla günlük olarak satış raporlarını ilgili bölge müdürlerinden alır. Satış müdürü, bu raporlardaki bilgileri, muhasebe sisteminden raporlanan satış bilgileri ile satış personeline ödenecek olan komisyonlar ile kontrol eder.
Bu durumda satış müdürünün yaptığı bu kontrol faaliyeti bir taraftan operasyonel bir amaca hizmet ederken diğer taraftan finansal raporlamaya ilişkin de bir güvence vermektedir.
Kontrol Faaliyetlerinin Çeşitleri
Kontrol faaliyetlerinin çeşitlerine ilişkin bir çok tanım yapılmıştır: önleyici kontroller (preventative controls), tespit edeci kontroller (detective controls), manüel kontroller (manual controls), bilgi işlem kontroller (computer controls) and yönetim kontroller (management controls). Kontrol faaliyetleri aynı zamanda spesifik kontrol amaçları doğrultunda da sınıflandırılabilir; verilerin tam ve doğru bir şekilde işlenmesi gibi.
Aşağıda şirket çalışanlarının farklı organizayonel seviyelerde sıklıkla uyguladıkları kontroller verilmiştir. Aşağıda belirtilen kontroller herhangi bir sınıflandırma amaçlı olmayıp, kontrol faaliyetlerinin farkılaştığı alanları göstermek amacıyla sunulmuştur:
- Üst seviye incelemeler (Top level reviews)
- Fonksiyonel veya faaliyet yönetimi incelemeleri (Direct functional or activity management)
- Veri işleme (information processing)
- Fiziksel kontroller (Physical controls)
- Performans indikatörleri (Performance indicators)
- Görevlerin dağılımı (Segregation of duties)
Yukarıda verilen kontrol faaliyetleri bir şirkette her gün sıklıkla uygulanan sayısız prosedürlerden sadece bazıları olup bu prosedürler şirketin hedefleri doğrultusunda yapılması gerekenlerin hayata geçmesinde yardımcı olmaktadırlar.
Kontrol Faaliyetlerinin Risk Yönetimi ile İlişkisi
Risk yönetimi sürecinde şirket yönetimi, tespit edilen risklere ilişkin hareket planını belirlemeli ve bu hareket planını uygulamaya koymalıdır. Belirlenen bir riske ilişkin yürütülecek eylemler, aynı zamanda bu eylemlerin uygun bir şekilde ve zamanında yürütülebilmesine yardımcı olacak olan kontrol faaliyetleri üzerinde de odaklanmayı gerektirmektedir.
Örneğin bir şirket "satış hedeflerinin tutturulması veya üzerine çıkılması" şeklinde bir hedef belirlemiştir. Risk olarak "mevcut ve potensiyel müşterilere ilişkin ihtiyaçlarla ilgili yetersiz bilgiye sahip olmak" belirlenmiştir. Şirket bu riske ilişkin mevcut müşterileri ile ilgili geçmiş verilerin toplanmasını ve analiz yapılmasını sağlayacak bir sistemin kurulmasına, potensiyel müşterilere ilişkinde pazar araştırması faaliyetleri yürütmeye karar vermiştir. Riske karşı yürütülecek bu çalışmalar aynı zamanda kontrol faaliyetlerinin tesis edilmesine de yardımcı olacaktır.
Kontrol faaliyetlerinin şirket hedeflerinin başarılmasında uygulanan süreçlerin bir parçası olduğu söylenebilir. Kontrol faaliyetleri olması gerektiği için veya sadece "doğru veya uygun" olmasında dolayı tesis edilmez ve yürütülmez. Yukarda belirtilen örnekte, şirket yönetimi satış hedeflerini tutturmak" için çalışmalar yapmalıdır. Kontrol faaliyetleri, bu hedefin başarılması sürecinde yürütülecek çalışmaların yönetilmesinde bir mekanizma gibi hizmet eder. Bu faaliyetler, yukarıda belirtilen örnekten hareketle mevcut müşteriler ile ilgili geçmiş verileri toplayacak ve işleyecek sistemin kurulmasına ilişkin gelişmelerin izlenmesini ve belirlenen takvime göre gelişmelerin takibini içerebilir. Bu örnekte de görüldüğü üzere, kontroller direkt olarak yönetim süreçlerinin içine entegre edilmektedir.
