Etik politikası şirket içinde içselleştirilmediği ve tüm çalışanlar tarafından iş yapmanın doğal ve doğru biçimi olarak algılanmadığı sürece başarıdan söz etmek mümkün olmayacaktır. İş etiğinin kurum kültürünüzün parçası haline gelmesi için tüm çalışanlarınız ile iletişimi sağlanmalı ve onların günlük rutininin doğal parçası haline gelmelidir. Etkin bir iletişim stratejisinin planlanması ve yürütülmesi için dikkat edilmesi gereken birçok husus şöyledir:
İletişim Formatının Araçlarının Belirlenmesi
İletişim ortamının ve formatının doğru belirleyin ve etkin kullanın.
Basılı materyal, elektronik ortam ya da bunların karma kullanımı şirketiniz için en iyi neticeyi verebilir. Yeni teknolojileri kullanmaktan kaçınmayın; ancak önemli olanın mesajın doğru ve etkin iletimi olduğunu da gözden kaçırmayın. İhtiyaçlarınızı belirlerken şirket yapınız, çalışanlarınızın yaş ortalaması, demografik özellikleri ve kullanmayı planladığınız iletişim kanallarına olan ilgisi, yatkınlığı çok önemli rol oynayacaktır.
Direkt iletişim kadar dolaylı iletişim de önemlidir.
Basın bültenleri, şirket tanıtım sunumları gibi ortamlarda mutlaka etik politikanıza değinin. Bir çalışanınız şirketiniz hakkında yazılmış bir gazete haberini okurken verdiğiniz mesajı almaya herhangi bir paydaşınızdan daha açık olacaktır.
Mesajlarınızın çalışanlarınız için anlam ifade ediyor olmasına özen gösterin.
Çalışanlarınıza genel şirket stratejiniz ile ilgili bilgiyi mutlaka iletmelisiniz ancak her departmanın bu strateji içindeki payı ve amaçlara ulaşmaktaki etkisinden açıkça bahsetmeniz o departman çalışanlarınızın mesajınızı daha kolay almalarına olanak tanır. Ana hedefe ulaşmakta her çalışanın kendi beceri ve tecrübesi ile nasıl bir katkıda bulunabileceğini açıkça anlatan mesajların iletişimi çok daha kolay ve etkisi kalıcıdır. Sürdürülebilirlik politikanızın bir parçası olan karbon emisyonunu azaltmaya çevreci araçlar kullanan satış ekibiniz, ileri teknoloji filtrasyon ekipmanı kullanan üretim tesisleriniz ya da bir odadan çıkarken elektriği söndüren güvenlik elemanınız aynı miktarda olmasa da aynı bilinçle katkıda bulunuyorlarsa iletişim politikanız doğru çalışıyor demektir.
Etik şirketler insan kaynakları yönetiminde diğerlerinin önüne geçiyorlar. Bu değerlendirmede iki nokta dikkate değer:
· Etik şirketler çalışan adayları tarafından tercih ediliyorlar. Bu da daha geniş bir kalifiye iş gücü havuzundan, şirketin etik politikasına uygun davranmaya kodlanmış adaylar arasından seçim yapabilme önceliği kazandırıyor.
· Etik şirketlerde çalışan sadakati diğerlerinden daha yüksektir. Bu da şirket performansını ve sürekliliği destekleyen bir unsur olarak karşımıza çıkıyor.
Etik yönetimi ve insan kaynakları yönetimi departmanlarının yakın ve uyumlu çalışması işe alım aşamasından çalışma süreçlerine kadar etkinliği artırıcı bir işbirliği modelidir.
Raporlama önemli bir iletişim aracıdır. Yıllık kurumsal sorumluluk raporlaması şirketin dış paydaşları ile iletişiminin önemli bir enstrümanıdır. Bununla birlikte şirketin etik politikaları ve hedeflerinin paylaşılması tüm çalışanlar için yeni hedefler belirlenmesinde önemli bir rol oynayacaktır. Bu hedeflerin kamu ile paylaşılmış olması ise yeni hedeflere ulaşmakta önemli bir motivasyon unsurudur.
İç İletişim
Etik eğitimleri başlı başına bir iletişim aracı olarak kullanılmaktadır ancak verilen mesajın içselleştirilmesi için ek iletişim kanalları ve yöntemlerine ihtiyaç duyulur. Bu aşamada, şirket kültürü iletişim metotlarının seçiminde ve mesajın içeriğinin belirlenmesinde etkili olacaktır. Birçok zaman etik dışı davranışın tarifi ve alınacak cezalar etik yönetimi iletişiminde öne çıkan unsurlar olur. Ancak verilecek pozitif mesajların tehditkâr mesajlardan daha yapıcı ve daha kalıcı olacağını unutmamak gerekir.
Örnek olarak bir çalışana rüşvet vererek şirketin aldığı hukuki riski ve yakalandığı takdirde karşılaşacağı cezaları anlatmak yerine yolsuzluğun dünya ekonomisi, serbest piyasa ve adil rekabet şartlarını nasıl etkilediği, dünyanın yarıdan fazlasının sefaletle iç içe yaşamasının altında yatan sebebin yolsuzluk olduğunu anlatırsanız böyle bir resmin parçası olmayı istemeyecek ve doğru davranışı ceza alma riskinden değil etik bir doğru seçim olduğundan tercih edecektir.
İş etiği politikası ile ilgili mesajın etkin iletişimi için etik yönetimi departmanı ile diğer idari fonksiyonlar arasında bir işbirliği ortamı sağlanmalıdır. Kurumsal iletişim, insan kaynakları, kurumsal sorumluluk ve sürdürülebilirlik yönetiminden sorumlu departmanlar ortak bir çalışma içinde olmalıdır.
İletişimde sıklıkla yapılan bir yanlış mesaj körlüğüne sebep olacak, yersiz ve aşırı mesaj bombardımanıdır. Büyük yapılarda etik departmanının bir iletişim sorumlusu bulunur. Bu yöneticinin işi etik mesajların hazırlanması, formatlanması ve diğer mesajlarla uyum içinde iletilmesidir. Böyle bir yetkilinin olmadığı şirketlerde etik yönetimi departmanından bir kişi iç iletişim koordinasyon komitelerinde yer almalı ve ortak iletişim stratejilerinin oluşturulup uygulanmasına katkıda bulunmalıdır.
Yaygın ve Etkin İletişim Yöntemleri
Şirketin etik kodu iş yapma biçiminin özünü tarif ettiğine göre işe yeni başlayan her personele mutlaka basılı bir kopyası verilmeli, şirket intranetinde, her çalışanın kolayca ulaşabileceği bir elektronik kopyasının bulunması sağlanmalıdır.
Geniş bir operasyon alanına sahip, çok uluslu şirketlerde etik kod ve etik kodun işleyişine yönelik mekanizmalar (şikâyet hatları gibi) yerel dilde ya da şirketin ortak iş dilinde olmalıdır.
Şirketler etik mesajı iletmek için birçok araca sahip olabilirler. Örneğin, posterler, e-bültenler, kurum intraneti, internet, dergiler, bloglar ve ofis araçları gibi. Bunların hangi yoğunlukta ve hangi birimlere odaklı kullanılacağı ise iletişim uzmanları tarafından planlanmalıdır.
Şirketler tek bir mesajın belirli aralıklarla tekrarlanması yerine belli periyodlarda değişen temalar dâhilinde ve diğer kurumsal mesajları ile bir bütünlük içerisinde vermeyi tercih edebilirler.
E-bültenler şirket içi iletişimde en etkin kullanılan araçlar olarak dikkat çekiyor. Örneğin bir ilaç firması günlük yayınladığı e-bültenlerinin bir bölümünde mutlaka etik yönetimine ve etik mesajlara yer veriyor.
Bir başka iletişim ortamı ise etik günü, hatta etik haftası etkinlikleri ile hazırlık aşaması yılın büyük kısmına yayılmış ve tüm çalışanların ilgisini çekecek sosyal birlikteliklerle süslenmiş etkinlikler olabiliyor. Örneğin bilişim teknolojisi sektörünün önde gelen bir kurumu 2007 senesinde tüm dünya ofislerinde eş zamanlı olarak, ”Ethics and Value 2.0” isimli bir etkinlik düzenledi. Bir ay süren etkinlikte eğitimler, yarışmalar, konferans ve çalıştaylar düzenlendi.
Dünyadaki önemli savunma sanayi şirketlerinden biri her yıl 150.000$ ödülle düzenlediği çalışanlarının etik temalı sanat eserleri ile katıldığı yarışma bir başka ilginç etkinlik örneği olarak karşımıza çıkıyor.
Yukarıda saydığımız ve sayamadığımız tüm iletişim araçları ve etkinlikler etik mesajınızın yayılmasına, etik kültürünüzün oluşmasına ve gelişmesine yardımcı olacaktır. Önemli olan şirket ile çalışan arasındaki ve çalışan ile çalışan arasındaki etkileşimi sağlayacak bir iklimin yaratılması ve yaşatılmasıdır.
Üst ve Orta Kademe Yönetim
Etik iletişimi ve eğitiminin başarılı olması için personelin üst yönetimin bu konuya ne kadar önem verip sahip çıktığına tanık olması ve anlaması önemlidir; o bakımdan iletişim planlaması yapılırken şirket üst yönetiminin konuya olan dikkat ve sadakatine dikkat çekecek bir iletişim stratejisi gözetilmelidir. Yönetim kurulu başkanının etik yönetimi mesajını önce yönetim kuruluna, ardından genel müdür, genel müdür yardımcıları ve departman başlarına direkt iletmesi mesajın iletişimini güçlendirecek ve ardından gelecek eğitimlerin içselleştirilmesine katkı sağlayacaktır.
Etik kodu duvarımıza astığımız bir değerler manzumesi değil verdiğimiz her kararda bizi doğru yönlendiren ve doğal refleks haline getirdiğimiz ilkelerimizdir. Onları yazıp unutmayız; iş hayatımızın her anına yansıtırız.
Liderlik sadece bu mesajı yüksek sesle söyleyip tekrarlamak değil aynı zamanda ona sadakatle uymayı gerektirir ve bu sadakat en etkin iletişim yöntemidir.
Etik yönetiminde üst yönetime düşen bir başka görev de etik departmanının yetki ve sorumluluk tanımlarının, departmanlar arası ve üst yönetimle ilişkileri ile bütçesinin bu fonksiyona verilen önemi yansıtır biçimde planlanmasıdır.
Etik dışı davranışın adil ve anında cezalandırılması üst yönetimin konuya olan hassasiyetinin önemli bir göstergesidir. Etik dışı davranışa yönelmiş olan şirket çalışanının unvanı ve şirket için önemi ne olursa olsun etik yöneticisinin vereceği mütalaanın arkasında durulmalı ve öncelik her zaman etik politikasına uyuma verilmelidir. Burada verilecek her taviz daha büyük yaraların açılmasına sebep olacaktır.
Tepe yönetimin etik politikasına uymak ve uygulamaktaki kararlılığı kadar orta kademe yönetimin duruşu da çok önemlidir. Çalışanlar bir üst kademe yöneticilerinden örnek alır. Dolayısı ile orta kademe yöneticiler ve departman başları da tepe yönetimden alınan mesaja uygun davranmalı, ancak bununla sınırlı kalmayarak etik mesajın kendi personellerince anlaşıldığı, uyulduğu ve uygulandığından emin olmalı, onlara iyi bir örnek teşkil etmelidir.
Formel iletişimi mesaja boğmamak ve mesaj körlüğü yaratmamak gerektiğine değinmiştik. Bununla birlikte iş etiğinin mümkün olan her an enformel iletişim içinde bulunmasını sağlamak etik kodunu şirketin doğal refleksi haline getirmekte önemli bir araç olacaktır.
Etik işimizin önemli bir yapı taşı olduğuna göre departman toplantılarında, yöneticiler arasındaki sohbetlerde, öneri formlarında yer almalı ve iş güvenliği ya da sağlık gibi mümkün olan her ortamda yaygınlaştırılması ve iyileştirilmesine yönelik bir iklim yaratılmalıdır.
Dış İletişim
Etik politikalarının dış iletişimi iç iletişim kadar önemli ve hassastır. Günümüzde artan toplum bilinci, itibarın şirket değerine direkt etkisi, yatırımcıların kurumsal yönetim ilkelerine göre yönetilen yani pay sahibi ilişkilerinde nesnel adaletten uzaklaşmayan, hesap verebilir, sorumlu ve şeffaf şirketleri tercih ediyor olmaları etik politikasının dış paydaşlar ve kamu ile doğru iletişimini de en az iç iletişim kadar önemli kılmaktadır.
Şirketlerin iş etiği ve bunun gerektirdiği ilkelere uygun yönetim disiplininden uzaklaşması, geçen 20 yılda yaşanan bölgesel ve global mali krizlerin en önemli sebebi olarak görülüyor.
İletişim teknolojilerinin ve globalleşmenin küçülttüğü dünyamızda bir şirketin itibarını doğrudan etkileyecek lehte veya aleyhte bilgi çok hızlı ve etkin biçimde yayılıyor.
Ethical Corporation tarafından yapılan bir araştırmada röportaj yapılan etik iletişimcilerinden biri, dış iletişimi bir birikim hesabına benzetiyor. Her gün iş etiği adına doğru bir şey yapıp doğru mesajlar vermeyi de bu hesapta biriken paraya… Ve ekliyor: "Şirketlerin dış risklere açık olduğu, rekabetin kalite, fiyat ve hizmet parametrelerinin çok ötesine geçtiği şu günlerde itibar bankanızda oluşan bu birikime mutlaka ihtiyaç duyacaksınız. Paydaşlarınız sizin etik bir şirket olduğunuzdan emin olduğunda ve her şey yolunda gittiği günlerde itibarınız size büyük bir rekabet avantajı sağlar. Bir hata yaptığınız gün ise o itibara daha çok ihtiyaç duyarsınız zira söyleyeceğiniz sözü dinleyecek ve size ikinci bir şansı verecek paydaşlarınız gene itibarınıza güvenerek bu şansı verirler. (ya da vermezler)”
Etkin Dış İletişim Yöntem ve Araçları
Firmanın etik politikası, etik kodu hatta eğitim ve mevzuata uyum prosedürlerinin başlıcaları dış paydaşlarca kolay ulaşılabilir bir alanda paylaşılmalıdır. Uluslararası faaliyette bulunan bir firma için yerel dilde hazırlanmış dokümanların o ülkeye ait web sayfasında yer alıyor olması en pratik ve etkin iletişim yöntemidir.
Kurumsal sosyal sorumluluk raporu, sürdürülebilirlik raporu gibi finansal olmayan raporlar da şirketin etik politikası ile ilgili dış iletişimde kullanabileceği önemli araçlardır.
Birçok şirket GRI (Global Reporting Initiative) ve IR (Integrated Reporting) rapor formatlarının etik yönetimi iletişimleri için uygun bir çerçeve ortaya koyduğunu söylüyor. Finansal olmayan verinin ortak bir formatla sunulduğu bu raporlar okuyucuya şirketler arasında bir karşılaştırma imkanı verirken belirli bir şirketteki gelişmeyi de sağlıklı takip etmesine olanak sağlıyor.
İletişimde tam şeffaflığın itibara olan olumlu etkisine dikkat çekmek istiyoruz.
Bir şirketin başarıları kadar eksiklerinin de şeffaflıkla paylaşılıyor olması itibarı zedeleyen değil aksine paydaşlar ve şirket arasındaki güven bağını güçlendiren bir etmen. Örnek olarak giyim sektöründeki önemli şirketlerden biri 2008 faaliyet raporunda etik kodu ile çelişen uygulamalarla ilgili veriyi paydaşlarına açıyor ve çocuk işçi çalıştırılması ile ilgili etik kurala aykırı davranışlarla ilgili bilgiyi tüm şeffaflığı ile paylaşıyor.
Bu duruş, şirkete olan güveni artırdığı gibi şirketin etik kodu ile ilgili denetimleri yaptığının, sistemindeki açıkları belirlediğinin ve iyileştirme yönünde adım attığının da kanıtı olarak büyük takdir toplamıştır.
NGO' lar ve "Women Working Worldwide” gibi uluslararası kampanya örgütleri yayınladıkları bildirilerde konunun sadece giyim sektöründeki bu firmaya özgün bir sorun değil endüstriye ait bir sorun olduğunu ortaya koymuş ve şeffaf duruşu için markaya teşekkür etmiştedir.
Günümüz iletişim ortamında hiçbir olumsuz hareket saklanamıyor. Şeffaflık ve dürüstlük ise mutlaka karşılığını buluyor.
Dünya küçülürken iletişim kanalları, paydaşlar ve paydaş beklentileri artıyor. O bakımdan özellikle büyük şirketlerin faaliyet gösterdikleri her bölge veya ülkede tüm yerel paydaşlarla iletişim içinde olması ya da iletişimini aynı yoğunlukta yürütmesini beklemek de doğru olmayacaktır. Etkili iletişimin ilk adımı paydaş beklentilerinin ve risklerin kapsamlı analizinin yapılmasıdır. Doğru planlama etkin sonuçlar getirir.
Kaynak: Etik ve İtibar Derneği'nin hazırladığı ve fikri mülkiyetine sahip olduğu "Etkin Etik Programı Hazırlama ve Uygulama Rehberi". Rehberin Kurumsal Yönetim Bilgi Platformu'nda kullanılmasına izin verdikleri için TEİD yönetimine teşekkür ederiz.
