SATIN ALMA
Bu bölümde şirket etik kodlarının tedarik zinciri yönetimine nasıl bir katkı sağlayacağına değinecek ve etik politikalarının satın alma departmanı işleyiş prosedürlerine entegrasyonunun nasıl yapılacağı ile ilgili bilgi vermeye çalışacağız.
Öncelikle etkin bir etik yönetimin satın alma departmanına olan katkısına dikkat çekmek istiyoruz:
· Şirkete olan katkısı
Sürdürülebilir ve etik bir tedarik zincirinin oluşturulması ve yönetilmesi şirketin hammadde ihtiyacının karşılanmasındaki süreklilik ve kalitenin güvencesidir. Etik kod ile çerçevesi çizilmiş ve uyumun gözetildiği bir ticari ilişki ise şirket için benzersiz bir risk yönetimi aracıdır.
· Tedarikçilere olan katkısı
Şirketinizin yüksek sürdürülebilirlik ve etik standartlarına uyumu tedarikçilerinizi yüksek standartlı, etkin ve çevreci bir üretim standardına taşıyacak, onların rekabette güçlenmesini ve müşteriye kolay ulaşmalarını sağlayacak, dolaylı yoldan operasyon risklerini azaltacaktır.
· Çalışanlara olan katkısı
Özellikle gelişmekte olan ülkelerden hammadde, mal ve hizmet tedarik eden firmaların etik kodları yerel çalışma ortamının gelişmesine, hayat standartlarının yükselmesine, çalışanların eğitim ve veriminin artmasına destek olur.
Şirketlerde satın alma ve lojistik birimleri, etik dışı davranışların uygulanmasına açık bölümlerden biri olup, etik davranışların uygulanmasına yönelik kurallar kesin çerçevelerle belirlenmiş olmalıdır.
Satın alma kararı, mutlaka birden fazla kişinin değerlendirmesinde olmalıdır. Değerlendirme süreci yazılı kurallara bağlı olmalı, dokümante edilebilir olmalı, denetim ve kontrolü ilgili birim dışından departman ve kişilerce yapılmalıdır.
Tedarikçi seçimi, şeffaf ve somut kriterlere dayalı olarak yapılmalı ve de birden fazla onay aşamasından geçmelidir.
Tedarikçilere yapılan ödemeler, mutlaka şirketin farklı bir departmanı tarafından kontrol ediliyor olmalıdır. Tedarikçilerin bir ürün/hizmet temin ederken, ürün/hizmet özellikleri ve fiyatlandırması şeffaf olmalı ve eğer mümkünse bütün süreç on-line olmalı, böylece dışarıdan müdahale sınırlanmış olmalıdır (örnek: e-bidding, e-auction).
Tedarikçinin Eğitimi
Bilişim teknolojisi sektörünün önde gelen isimlerinden bir şirketin sürdürülebilirlik direktörü Bonnie Nixon, aynı zamanda firmanın tedarik yönetimi ve satın alım kodunu hazırlayan ekibin lideri. Şirket etik kodunun da önemli bir parçası olan tedarik yönetimi kodunun uygulamasına yönelik planı şöyle anlatıyor:
"Şirketin yüksek hacimli satın alım yaptığı önemli tedarikçilerimize yönelik 10 yıllık bir uyum planı hazırladık. Böylece şirketimiz tarafından hazırlanan bir kodun tedarikçi tarafından imzalanıp unutulması yerine kodun onlar tarafından da sahiplenilmesini sağladık. Amacımız etik kodumuza bizim kadar sahip çıkan ve içselleştirilmiş bir tedarik ağı kurabilmekti. İlk üç sene tedarikçilerimizin öz değerlendirme sürecine ayrıldı. Sayısız toplantı ve eğitim ile kendilerini tanımalarını sağladık. Böylece etik kodumuzu imzalayan tedarikçilerimizin nasıl bir sorumluluk aldıklarının bilincine varmaları mümkün oldu. Ardından çok sıkı denetimler ve düzeltici eylemler geldi. Son üç yıllık süreçte ise iş etiğinin tedarikçilerimizin yazılı kültürü haline gelmesi ve kendi etik politikalarını oluşturmak sureti ile alt tedarikçilerimize kadar uzanan bir etik risk yönetimi sisteminin parçası olmalarını sağladık. Takip eden aşama ise şeffaflık politikamızın bir parçasıydı. Tüm tedarikçilerimizin listesini açıkladık ve bu bilgiyi rakiplerimizle paylaştık; böylece onların şirketimiz için üretim yapıyor olmanın sorumluluğunu taşımalarını sağladık.”
Tedarik Zinciri Karbon Ayak İzi
Doğal kaynakların verimli kullanımı, yaygın ve etkili bir sürdürülebilirlik politikasının uygulanıyor olması şirketleri sadece dünyaya ve geleceğe karşı olan görevlerinin başında gelmiyor, aynı zamanda hammadde ve doğal kaynaklara ulaşmaktaki maliyetin kontrolünde de önemli bir rol oynuyor.
Şirketin sürdürülebilir kaynak kullanımını ve karbon ayak izini tedarik zincirinden ayrı düşünmek ise mümkün değil.
Tedarikçilerinizi karbon ayak izi konusunda eğitin, konunun klimaları kapatmak kadar basit olmadığını anlatın. Onlara hedefler verin. Karbon ayak izlerini ölçmeleri, kullanımı azaltmaları ve raporlamaları yönünde onları cesaretlendirin, ödüllendirin.
Verimsiz makine parkları, yetersiz ısı izolasyonu, kötü lojistik planlama gibi etkenlerin sadece karbon ayak izini yükselten değil işin verim ve karlılığını düşüren etkenler de olduğunu anlamalarını ve kendilerini bu yönde geliştirmelerini sağlayın.
Operasyonel ve Finansal Şeffaflık
Tedarikçilerinizin etik kodunuza uygunluğunu sadece operasyonel olarak değil finansal olarak da doğrulayabileceğiniz bir kontrol mekanizması kurun. Örneğin kahve sektörünün liderlerinden olan bir kurum satın alım yaptığı toptancıların kahve plantasyonlarına ve küçük çaplı yerel üreticilere ödemelerini düzenli yaptığının teyidini almadığı kahveyi şirketlerinin ürünü sınıfına almıyor ve satışa çıkartmıyor.
Sertifikasyon
Her şirket, tedarikçisinden içinde bulunduğu sektöre uygun taleplerde bulunur ve etik koduna uymasını ister. Kahve sektörünün liderlerinden olan bir kurum bir tarım ürünü olan kahvenin ikmalinde Fair Trade (Adil Ticaret) sertifikalı ürünü kurulanacağını açıkladı. İngiltere ve İrlanda pazarlarında sattıkları kahvenin tamamının sertifikalı olacağı ve tüm dünya operasyonlarında adil ticaret sertifikalı ürünlere öncelik verecekleri taahhüdünü 2009 yılında veren şirket, tarafsız bir STK olan Fair Trade International' ın sertifikasyon sürecini geçmemiş ürün kullanmamaya özen gösteriyor. Etik kodunuzun tedarikçilerinize getirdiği standartlara uyum konusunda denetim ve sertifikasyon konusunda yerel STK'lardan destek alabilir, onlarla projeler geliştirebilirsiniz. Çocuk işçiliğin önlenmesi, çalışma şartlarının iyileştirilmesi, çalışan sağlığının gözetilmesi ve doğal kaynakların etkin kullanımı gibi konularda STK'lar ile yapacağınız ortak çalışmalar hem bağımsız bir sertifikasyon sürecinin işlerlik kazanmasını sağlayacak hem de tedarikçilerinizin cezalandırılmasına değil eğitilmesine yönelik bir inisiyatif içinde olduğunuzun göstergesi olacaktır. Çocuk işçi çalıştırdığı için bir tedarikçiyle ilişkinizi sonlandırmak yerine konuya sosyal sorumluluk penceresinden bakmak ve sorunu çözmeye odaklı adımlar atmak sadece şirketinizin verimli çalışmasına katkı anlamında göreviniz değil aynı zamanda topluma karşı sorumluluğunuzdur da.
Bilinçlendirme
Etik kodunuzu, kodun arkasındaki dinamikleri, etik politikanızın ruhunu tüm tedarikçilerinizle paylaşın. Etik standartlarınız sizinle çalışmanın bedeli olarak uymak zorunda oldukları bir kurallar bütünü olarak algılanırsa arzu ettiğiniz etkiyi yaratmaktan çok uzak kalacaktır.
Gerçek fayda, tedarikçilerinizin sizinle aynı ilke ve etik önceliklere sahip olmalarını sağlayıp ortak bir kültürü paylaştığınızda ortaya çıkacak bu değerler sizin için tedarik güvencesi onlar için ise ilerleme fırsatı olacaktır.
Tedarik Zinciri Yöneticileri İçin 5 İpucu:
· Şeffaflık tedarikçilerinizle ilişkinizdeki ana ilke olmalı.
· Tedarikçilerinizi etik politikanızı anlamaya ve değerlerinizi paylaşmaya yönlendirin.
· Tedarikçilerinizin, iş etiğinin verimi arttıran, riskleri düşüren ve itibar sağlayan bir iş yapma biçimi olduğunu anlamalarını sağlayın.
· STK'lar ile ortak projeler geliştirin.
· İletişim tedarik zinciri etik yönetiminin en önemli aracıdır. Mesajınızın doğru, direkt ve anlaşılır olduğundan ve etkin yöntemlerle iletildiğinden emin olun.
İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ
Çalışanlar birçok ticari alanda olduğu gibi etik yönetimi alanında da lider şirketlerde çalışmayı tercih etmektedir. Firmanın etik değerlerine ve itibarına olan güven sadece eğitimli ve tecrübeli personelin şirketi tercih etmesine değil, aynı zamanda firmaya olan bağlılık ve sadakatine de etki etmektedir.
Maaşları aynı olduğu takdirde iş etiğine bağlılığı ile bilinen, itibarlı bir şirkette çalışmayı tercih edeceğini ifade eden çalışan oranı %76 iken maaşı %25 daha düşük olduğu halde etik ve itibarlı bir şirkette çalışmayı tercih edeceğini ifade eden çalışan oranı % 55,5 [1]
Bu bölümde etik politikasının insan kaynakları yönetimine olan etkisini dört ana başlık altında inceleyeceğiz:
· İşe alım ve istihdam
· Çalışan performansı ve yetkinliklerinin artırılması
· Personel ölçümleme ve değerlendirme sistemlerinin yönetimi
· Bir kurumsal etik kültürünün oluşturulması ve çalışanların katılımının sağlanması
İnsan kaynakları departmanının iki temel işlevi olduğunu unutmamak gerekir:
· Doğru personelin istihdamını sağlayacak ölçüm ve değerlendirme sistematiğini kurmak ve işletmek.
· Çalışan personelin şirket değer, hedef ve politikalarını içselleştirmelerine yönelik eğitim faaliyetlerinin sürdürülmesi yoluyla performans ve verimin artırılması.
Her iki safhada da şirket etik politikasının iletişimi güçlü bir şekilde yapılmalıdır.
İşe Alım ve İstihdam
Günümüz rekabetçi ortamı, sadece mal ve hizmetlerin tüketiciye mümkün olan en yüksek karlılıkla satılmasını değil, aynı zamanda şirketin en önemli varlıkları olan tecrübeli ve kalifiye yönetici ve çalışanlarının doğru seçimi, elde tutulması ve en yüksek verimle çalıştırılması alanlarında da şirketleri zorluyor.
Çalışanlar etik şirketleri tercih ediyorlar demiştik; etik politikanızın potansiyel çalışanlarınız ile paylaşılacağı bir iletişim ortamı oluşturun. Firmanızın itibarı bir cazibe merkezidir ancak potansiyel çalışanlarınız etik politikanız ve uygulamalarınız hakkında bilgi edinmek isteyeceklerdir.
Kişi çalışmayı hedeflediği şirketi seçerken birkaç faktör kararında belirleyici olur: Ücret, çalışma saatleri, çalışma ortamı, ulaşım vb. Ancak özellikle iş etiği ve sürdürülebilirlik konularında artan sosyal bilinç bu kriterlerin de potansiyel çalışanların şirket seçiminde etkili olması sonucunu getiriyor.
Bilişim teknolojileri sektörünün önemli kuruluşlarından birinin sürdürülebilirlik direktörü Bonnie Nixon konuya şöyle değiniyor: "Potansiyel çalışanlarımızın sürdürülebilirlik konusunda olan hassasiyetlerinin farkındayız. İnsan kaynakları yönetimi departmanı ile birlikte tasarladığımız web sayfası ve iletişim kanalları ile bu kişilerin iş başvurusu ve değerlendirme süreci öncesinde sürdürülebilirlik politikamız ile uygulamalarımıza kolay ulaşabilecekleri bir ortam sağladık.
Önde gelen birçok firma kalifiye personeli cezbetmek için kurumsal sorumluluk ve kurumsal etik programlarını bir çekim merkezi olarak öne sürüyorlar.
Birçok şirket web sitelerini, basılı materyalleri ve özellikle üniversitelerde yaptıkları toplantılarda etik ve kurumsal sorumluluk politikaları hakkında geniş bilgi verdiklerini ve bu yolla en iyi adayları çekmeyi hedeflediklerini söylüyor.
Etik kodunuz çalışanlara fırsat eşitliği, her türlü ayrımcılığın önlenmesi, iş yeri sağlık ve güvenlik şartlarının optimizasyonu gibi temel haklara referans veriyor olmalıdır. Bu referansların gerçek hayat uygulamaları ile uyum içinde olmasını sağlayacak sistemler kurun. Örnek olarak engellilerin çalışma ortamında eşit fırsatlara sahip olması meselesi uzundur gündemlerimizde olan bir konudur.
Amacınız yasanın gerektirdiği kadar engelli çalışana iş imkânı sağlamak değil kurumsal sorumluluk politikanızın gereğini yerine getirecek, engeli çalışanlarınızın en rahat çalışabilecekleri ve en verimli olabilecekleri işlere yerleştirilmelerini sağlamak olmalıdır. Görme engelli vatandaşların çağrı merkezlerinde çalışması iyi bir örnek olabilir. Önemli olan doğru insanı doğru yerde görevlendirmektir.
Aynı örnekte, çekirdek bir kadro günlük çağrı trafiğine cevap verirken yoğun saatler için ilave iş gücü evlerinden çalışmak durumunda olan bir grup yarı zamanlı personelle çözülebilir. Ancak özellikle engelli çalışanlar ile ilişkide unutulmaması gereken esas onlara sadece iş vermek değil sosyal bir ortamın parçası olabilecekleri iş düzenini de sağlayabilmektir.
Bu safhada STK'lar, eğitim merkezleri, meslek okulları gibi kurumlarla ya da özel sertifikasyon merkezleri ile çalışmak önemli avantajlar sağlayabilir.
Çalışan Performansı ve Yetkinliklerinin Artırılması
İşe alım eşiği aşıldıktan sonra bir çalışanın firmanın etik politikası ile tanışması onun firmadaki iş hayatını doğrudan etkileyecek bir tecrübe olacaktır. Oryantasyon ve eğitimler bunların ölçümlenmesi, eğitimlerdeki süreklilik ve eğitim/bilinçlendirme çalışmalarının ardından gelecek sorumlulukların açıkça bildiriliyor olması şirketin etkin bir etik yönetimini ciddiyetle uyguladığı izlenimini güçlendirecek; bu da çalışanın günlük operasyon sırasında aldığı kararlardaki seçimini doğrudan etkileyecektir.
Eğitimler düzenli ve içeriği amaca uygun planlanmalıdır. Şirketin üst düzey yöneticiliğine aday kişilerin genel sürdürülebilirlik politikaları, etkin kaynak kullanımı, etik politikası ve programında yönetici sorumluluğu gibi alanlarda eğitilerek göreve hazırlaması önemli bir katkıdır.
Kahve sektörünün lider kuruluşlarından olan bir şirket kurumsal sorumluluk politikasına ait bilgiyi operasyona yönelik bilgi ile bakın nasıl birleştirmiş:
"Ailemize katılacak, görevi ne olursa olsun, her yönetici 3 haftalık formel bir eğitimden geçer ve bu eğitim ağırlıklı olarak etik standartlar ve kurumsal vatandaşlık ilkeleri üzerinedir. Ancak aynı yönetici görevine devam ederken daha az formel yöntemlerle de eğitimine devam eder” diyor Hans Von Bochove[2] ve ekliyor: "Her departmanlar arası toplantı öncesi kahve tadımı yapılır ve bir yönetici o kahvenin tadı, aroması, yetiştiği bölge ve iklim şartları hakkında bilgi verdiği gibi şirketimizin aynı bölgede sürdürmekte olduğu kurumsal sorumluluk ve sürdürülebilirlik projeleri hakkında da bilgi verir.
Aynı hafta içerisinde birçok benzer toplantı yapıldığını göz önünde bulundurursanız etik yönetimi, sürdürülebilirlik politikaları ve uygulamalarının ne kadar çok kez tekrarlanarak içselleştirme yönünde çalışıldığı hakkında bir fikir yürütebilirsiniz.
Başarı Ölçümleme ve Değerlendirme Sistemlerinin Yönetimi
Personelin etkin etik yönetimine katılımı, etik kültürünün yayılması ve güçlenmesine olan katkısı, yönettiği departmanın etik koduna uyum ve eğitimlerdeki başarısı, etkin kaynak kullanımı ve sürdürülebilirlik politikalarına uyum ve bu alanlarda yeni uygulamaların geliştirilmesine olan desteği gibi alanlar kişinin başarı kriterleri arasında yer almalıdır. Bu noktada dikkat edilmesi gereken husus, nesnel başarı kriterlerinin doğru belirlenip değerlendirilmesi olacaktır; zira finansal verilerin aksine, finansal olmayan verilerin toplanması ve değerlendirilmesi zordur.
Mobingin (işyerinde psikolojik baskı) ayrımcılık olarak tanımlanması ve mücadele
Mobing, işyerlerinde bir ya da birden fazla kişinin bir kişiyi hedef alarak kasıtlı (yıldırmak/kaçırtmak/işten attırmak/istifa ettirmek), sürekli (sık aralıklarla en az 3 ay) ve sistemli olarak (belli yöntemler kullanarak) kişisel ve/veya mesleki niteliklerine ve kimliğine yönelik psikolojik saldırılar olarak tanımlanmaktadır.
Dünyada ağırlıklı olarak son 40 yıldır üzerinde çalışılan ve kuramlar geliştirilen mobing, Türkiye için yeni bir kavram.
Çırağın ustaya, çocuğun hocaya "Eti senin, kemiği benim” mantığıyla teslim edildiği bir gelenekten gelen toplumumuzda, özellikle üstün astı azarlaması, bağırması hatta ağır şekilde cezalandırması "iş yaşamının normal hali” olarak algılanıyor.
Mobingi yapan da, maruz kalan da bunu doğal karşılıyorken, yasal mevzuat toplumsal yapıdan önde giderek, düne kadar normal sayılan bir dizi davranışı mobing olarak tanımlamaya, kınamaya, önlenmesi gerektiğini söyleyerek işverene sorumluluklar yüklemeye başladı.
Yapılan ve yapılmak üzere olan bu yasal değişiklikleri şöyle sıralayabiliriz:
· Borçlar Kanunu:
Mobingi tanımlıyor, iş akdinin ihlali sayıyor, önleme yükümlülüğünü işverene veriyor. Yasa 2012 Temmuzunda yürürlüğe girecek.
· İnsan Hakları Kurumu Yasa Tasarısı:
Anayasa Komisyonundan Genel Kurula sevk edildi ama kadük oldu. 24. dönemde tekrar gelecek. Bu şekliyle yasalaşırsa, "İnsan Hakları Kurumu” na bağlı "İnsan Hakları Kurulları” oluşturulacak. Bu kurullar hak ihlallerini yerinde soruşturup raporlayacak, bu raporlar hem idari hem adli kovuşturmalara dayanak teşkil edecek.
· Ayrımcılıkla Mücadele ve Eşitlik Kurumu Yasa Tasarısı:
İçişleri Bakanlığınca hazırlanan tasarı, meclis alt komisyonlarında tartışıldı. 24. dönemde tekrar gündeme gelmesi bekleniyor çünkü hem AB mevzuatına uyum için hem de BM ve Avrupa Konseyi kararlarına uyum için gerekli. Bu tasarı aynen yasalaşırsa, "Mobing" bir ayrımcılık türü olarak tanımlanıyor ve doğal olarak ayrımcılığın cezalandırıldığı Ceza Kanunu maddelerine gönderme yapılıyor.
Sosyal alışkanlıklarla çelişen bu yasal değişikliklerin ve getirilen tanımların iş yaşamında bir çalkantıya, hatta kaosa yol açması kuvvetli bir olasılık olarak görülüyor.
Amirler ellerinden bir hakkın alındığını, bu şekilde kadrolarından verim alamayacaklarını ileri sürerken, çalışanlar kendilerine yapılan her kötü davranışı mobing addedip "Bana mobing yapılıyor" diye etik kurullara başvurabilir, hatta dava açmaya kalkışabilirler.
Oysa kötü davranma, aşağılama, cinsel taciz vb. davranışlar zaten iş etiğine aykırı oldukları gibi yasal olarak suç da teşkil edebilirler ama her kötü davranış, her taciz mobing değildir.
Hangi davranışların hangi durumlarda mobing olduğu, mobingle nasıl mücadele edilmesi gerektiği, bu mücadelenin başarıyla yürütülmesi için kullanılacak yöntemler konusunda, kurum üst yönetimlerinden başlanarak aşağı doğru yayılan geniş ve etkili bilgilendirme kampanyaları hazırlanmalı ve ilk adım olarak da "Etik Kurul”larda mobing konusunda deneyimli üyelerin bulunmasına özen gösterilmelidir.
KURUMSAL İLETİŞİM
Bu bölümde kurumsal vatandaşlık konusunda duyarlı ve sorumlu bir şirketin uyguladığı etik yönetiminin iletişim politikaları ve faaliyetlerine olan etkilerini üç ana başlıkta inceleyeceğiz.
· Raporlama
· Dış iletişim ve pazarlama
· İç iletişim
Raporlama
Finansal olmayan raporlama bir şirketin etik yönetimi ve uyum performansı ile ilgili bilgiyi iç ve dış paydaşlarla paylaşması için en etkili yöntemlerden biridir.
Şirketinizin etik politikasının özünü oluşturan mesajlar, hedefler, hedeflere ulaşma yüzdeleri, yaşanan uyumsuzluklarla ilgili şeffaf bilgilendirme, etik eğitimleri ile ilgili raporlama ve yolsuzlukla mücadele alanında yapılan çalışmalar, sürdürülen projeler ve STK ilişkileri bu alanda paylaşılabilir.
Bilgi ve yönetim sistemleri şirketlerinden birinin kurumsal sorumluluk bölüm başkanı Ian Wood şeffaf raporlamaya olan inançlarını şöyle ifade ediyor: "Kurumsal sorumluluk raporumuzda sadece başarılarımızı değil başarısızlıklarımızı ve hedeflerimizi paylaşmanın riskli bir davranış olacağını düşünmekten uzun zaman önce vazgeçtik. Paylaştığımız her hedef ilgili departmanların ve yönetimin o hedefle direkt bağını ve hedefe ulaşmadaki sorumluluğunu tüm paydaşlara açıyor. Bu da sorumluluk duygusunu artırıcı bir etki yaratıyor. Biz raporlamaya sadece bir rapor paylaşmak için değil kurumsal sorumluluk politikamızı bir iş kültürü haline getirmek için yapar ve bu yolla tüm paydaşlarımıza sözler veririz. Etik yönetimi ve uyum da bu raporun önemli bir parçasıdır.”
Bir şirketin yapabileceği büyük hatalardan biri raporu bir skor tahtası olarak görmesidir. "Bu sene geçen seneye göre %3 daha fazla insana etik eğitimi verdik ve ilgili testlerden %90 ve üzeri alanların oranında %2'lik artış oldu” yıldan yıla bir ilerlemeyi işaret ediyor olabilir ancak bir şirketin etik sorumlulukları sadece iç uyum yüzdelerini artırmak değildir. Asıl hedef yolsuzlukla etkin mücadele ve iş etiğinin güçlü bir şirket kültürü haline gelmesi olmalıdır. Her sene içinde bulunduğunuz etik iklimi incelemek, ortaya çıkan sorunlara yönelik yeni stratejiler geliştirmek ve operasyonunuzu bu stratejilere göre yönetmek aynı şeyi her sene daha iyi yapmaktan daha etkili ve verimli olacaktır.
Birçok şirket uyumsuzlukları raporlamaktan kaçınır, bununla birlikte ortaya çıkan uyumsuzluklar ve bunların hangi alanlarda oluştuğuna dair bilgi şirketin kontrol sisteminin çalıştığının kanıtı iken geçmiş senelerle mukayese şansı verir.
Dış İletişim
Kurumsal iletişim departmanınız ve danışmanlarınız tarafından hazırlanan iletişim politikası, prosedürleriniz, iletişim planınız, mesaj içeriğiniz ve bu mesajları iletmekte kullanacağınız iletişim araçları, şüphesiz ki, son derece yetkin ekipler tarafından planlanıyor ve bu planlar başarı ile hayata geçiriliyorlar.
Size her zaman elinizin altında kullanmaya hazır ve gönüllü olan bir araçtan bahsetmek istiyoruz. Şirket çalışanlarınızdan…
Şirketinizin etik kültürünün dış paydaşlarınızla paylaşılmasında en etkin araç bu kültürün nesnesi değil öznesi olan çalışanlarınızın vereceği etik mesajlar olacaktır. Planlanmış iletişim paketlerini kullanmak verimli bir yöntemken şirket çalışanlarınızın, temsilcilerinizin hatta anlaşmalı acentelerinizin şirketinizin etik kültüründen ne anladıklarını, doğru ve yanlışı birbirinden nasıl ve ne sayede ayırdıklarını, bunun kendilerine ve markanıza kazandırdıklarını paylaştıkları doğrudan iletişim hattını oluşturabildiğinizde sınav verilmiş, etik içselleştirilmiş demektir.
Sağlık ürünleri üreticisi bir şirket tarafından yayımlanan dergi için röportaj yapılan, genel müdür asistanı Sobia Akram, şöyle söylüyor: "Şirketimizdeki sürdürülebilir ve etik iş yapma biçimi sadece şirket verimliğini artırmakla kalmıyor bizleri de bu kültürün parçası olarak gururlandırıyor. İş etiği politikamızın en az bunun kadar önemli bir yansıması ise tedarikçilerimizden temsilcilerimize kadar geniş bir yelpazede yapılan iletişim sayesinde iş yaptığımız her coğrafyadaki tüm paydaşlarımızın hayatına yaptığımız pozitif etkidir.”[3]
Etik duruşunuz aynı zamanda en önemli dış paydaşlarınız olan müşterileriniz ile de paylaşılmalıdır ve bu paylaşımın en direkt şekli pazarlama faaliyetleriniz olacaktır. Müşterilerinizin iş yapma biçiminizi anlamalarını sağlamak, dahası o kültürün parçası olmaya davet etmek etkili bir pazarlama yöntemi olacaktır. Önde gelen kahve üreticisi şirketlerden birinin "Neyi satın aldığınız değil onu satın alarak neyin parçası olduğunuz önemlidir” sloganı ile[4] yürüttüğü adil ticaretin bir parçası olmak deneyimi bir şirketin etik politikasının pazarlamada kullanımına iyi bir örnek olabilir.
Müşterilerinizi etik kültürünüzün bir parçası haline getirmek etiğin ve sürdürülebilirliğin tüm topluma yayılmasına yönelik bir bilinçlenmeyi de destekleyecek, müşterilerinizin diğer şirketlerden beklentisini yükseltecek, onların özel hayatlarında da etiğe ve verimli kaynak kullanımına olan yaklaşımını etkileyecektir.
Müşterilerinizle olan iletişimin tek yönlü olmaması da dikkat edilmesi gereken bir başka husustur. Yeni ambalajınız, logonuz ya da piyasaya sürmeye hazırlandığınız içeceğin tadı müşteri anketlerinizin tek odağı olmamalı.
Halkın etik mesajınıza verdiği tepki, bunun itibarınıza yansıması gibi konular müşterilerinizden geri bildirim almaya öncelik verdiğiniz alanlar olmalı.
İç İletişim
Şirket çalışanlarınıza verdiğiniz mesajın içeriği ve iletişim yöntemi birbiriyle uyum içinde olmalıdır. Örneğin, uyum raporunuzun da bir parçası olduğu finansal olmayan raporunuzda verimli kaynak kullanımı ve sürdürülebilirlik politikalarınıza uyumun altını çizerken bu raporu basılı olarak tüm personelinizle paylaşıyor olmak mesaj ve yöntem arasında bir tutarsızlık yaratacaktır. Kurumsal sorumluluk raporunu geçmişte tüm çalışanları ve paydaşları ile basılı olarak paylaşan bir telekomünikasyon şirketi özellikle iç iletişiminde elektronik formatı öne çıkartarak mesajını sadece içerikle değil yöntemle de güçlendirmeyi seçmiştir. Ancak iletişim yöntemi belirlenirken tek bir araca odaklanmak da iletişimin etkisini kaybetmesine sebep olabilir. Bu şirket örneğinde de basılı materyalin etkisine elektronik ortamda ulaşılamamış bunun üzerine rapordan bir takım çıktılar, hedef ve hedefe ulaşma mukayeseleri etik eğitimi programlarının içine taşınmış ve böylece raporun etkileşimli bir eğitim ortamında tartışılması sağlanmıştır.
Şirket e-bültenleri ve dergiler etik mesajın verilmesinde etkili ortamlarken formatı doğru belirlemek başarıyı getirecek asıl etken olacaktır. Çalışanlar tarafından gündeme getirilen bir etik açmaza etik yönetimi departmanının verdiği cevap ve önerdiği yol etik mesajın iletilmesinde en etkili formatlar arasındadır. Gerçek hayattan ve gerçek kişilerin tecrübeleri her zaman algılanması ve içselleştirilmesi en kolay mesajlar olmuştur.
İletişimde içerik ve format kadar iletişim araçlarının da doğru seçiminin önemine dikkat çekmek istiyoruz. Bir mesaj ne kadar önemli ya da ilginç olursa olsun günlük operasyon sırasında bir çalışanın dikkatini şirket intranetindeki bir mesaja çekmek zordur. Örneğin aynı telekomünikasyon şirketi kurumsal iletişim departmanı, ilettiği mesajları ilginç kılmak için sms veya e-posta mesajlarına eklediği kısa video ve grafikleri kullanarak yazılı bildirimlerle ulaştığından daha fazla çalışana ulaşmayı sağlıyor.
Birçok uzman iç iletişimde başarının sırrının çalışanlara mesaj vermekte değil onlara şirket kültürünün bir parçası olduklarını hissettirmekte olduğunu söylüyorlar. Tüm dünyada 100.000 çalışanı olan bir uluslararası iş bilgi ve yönetim sistemleri şirketi ulaştıkları karbon ayak izi hedeflerini ortaya koyarken sadece üretim planlamasının etkilerinden değil şirket kaynaklarını verimli kullanan personel kaynaklı tasarrufların da altını çizerek her çalışanın her an aldığı küçük kararlarla bir fark yaratabileceğine vurgu yapıyor.
İş etiğinin milyonlarca dolarlık yatırım kararları veren yöneticilerin değil santral memurunuzun da katkıda bulunacağı bir şirket kültürü olduğu mesajını sürekli tekrarlayın.
FİNANS VE MUHASEBE
Chartered Institute of Management Accountants (CIMA) ve Institute of Business Ethics tarafından 2008 yılında yayınlanan "Sorumlu İş İdaresi Raporu” na göre finans ve muhasebe profesyonellerinin kurumsal etik politikasının hayata geçmesindeki rolleri her zaman olduğundan daha da önemli hal almış durumda.
Etik politikasının uygulanabilmesi için oluşması gereken iklim ancak yüksek etik standartlara sahip, hesap verebilirlik ve şeffaflık ilkelerine sadık ve veri güvenliği ile şirket bilgilerinin mahremiyetine özenli profesyoneller ile sağlanabilir.
Yönetim kurulundan sonra bu idari risklerin en yoğun yaşandığı ve sorumluluğun en fazla olduğu fonksiyonlar finans ve muhasebe departmanlarıdır.
Bir etik programının uygulanabilmesi için gerekli olan finansal ve kimi zaman da finansal olmayan verinin kaynağı şirketin muhasebe departmanıdır.[5]
Muhasebe departmanı, aynı zamanda, gider kayıtlarının doğru ve zamanında oluşması, faturaların hatasız kesilmesi ve tedarikçilere yapılan ödemelerin ticari anlaşmalara uygun şartlarda yapılarak şirketin ve tedarikçilerin haklarının korunmasını sağlar.
Finans ve muhasebe departmanları, görevleri gereği, bir şirketin tüm hassas bilgi ve verilerine hâkim olduğu gibi yatırımcılar ve pay sahipleri gibi önemli paydaşlara yönelik hazırlanan raporlara kaynak oluşturacak verilerin de kaynağıdır. Bu verilerin güvenliği, etik kullanımı gibi sorumluluklar da bu departmanların ana konularındandır ve bu durum muhasebe ve finans departmanlarının yöneticilerinin şirketin etik yönetiminde oynadıkları rolün önemine dikkat çekecektir.
CIMA ve IBE tarafından yapılan araştırmaya göre muhasebe çalışanlarında %59u şimdiden ve en az bir kez şirket etik koduna uyuma katkıda bulunacak bir işlem yapmış ya da uygunsuz bir işlemi engellemiş. %55 inin iş tanımlarında şirketin etik bütünlüğünü korumaya yönelik sorumluluklar yer almış, %73 ü ise önümüzdeki 2-3 yıl içinde görev tanımlarında etik yönetimine referans veren sorumlulukların artacağına ve etik yönetiminde daha aktif ve direkt rol alacaklarına inanıyorlar.
Şirketlerin etik yönetiminde bu departmanlara verdiği pay kuruluşun hacmi ile de doğrudan ilişkili gözüküyor. Kobilerde muhasebe departmanının etik yönetimine yönelik veri toplama oranı %19 iken büyük şirketlerde (5000<çalışan) bu oran %44 e çıkıyor. Araştırmaya katılan Kobilerden %17si etik yönetimi raporlarını paydaşları ile paylaşırken bu oran büyük şirketlerde %61 e yükseliyor. [6]
Wales Prensi tarafından kurulmuş olan "Accounting for Sustianability” muhasebe departmanlarından başlayarak, etik ve sürdürülebilirlik politikalarının şirket karar mekanizmalarının temel taşı haline gelmesi için STK'lar, kuruluşlar, yatırımcılar ve kamu ile birlikte çalışmalar yapmakta olan bir kurumdur.
Accounting for Sustainability tarafından geliştirilen araçlar arasında özellikle ikisi etik yönetimine yönelik verinin toplanması ve etiğin şirket karar mekanizmalarının yapı taşı olmasını sağlamaya yöneliktir:
· The connected reporting framework
· Ethical decision making tool
İş etiğinin güçlenmesine yönelik mevzuat ağırlıklı olarak kurumsal yönetim ilkelerinin etrafında yoğunlaşması, finans ve muhasebe departmanlarının kayıt tutma, muhasebe, kamu alacakları, vergi ve raporlama konularındaki güncel mevzuatı takip etme sorumluluğunu artırmaktadır.
Muhasebe kayıtlarının özenli tutulması, raporlaması ve şeffaf paylaşımı konusu kimi sektörlerde diğerlerinden daha öncelikli olarak hukuki sorumluluğun bir parçası haline gelmektedir. İlaç üreticileri, pazarlama faaliyetleri ve doktorlara yapılan ödemeler konusunda mercek altında olan sektörlerden biri haline gelmiştir ve Amerikan Senatosu' ndan geçmeyi bekleyen ilgili kanun gereği her ilaç üreticisi 100$ ın üzerinde ödeme yaptıkları tüm tıbbi personelin isimlerini vermek durumunda kalacaklardır.
Bir şirketin tabi olduğu yerel ve uluslararası finansal ve finansal olmayan tüm mevzuatla uyum içinde olduğunun en pratik güvencesi Integrated Reporting Standards benzeri bir standarda göre raporlama yapması olacaktır.
Finans ve muhasebe profesyonelleri için iş etiği standartlarına temel olan 5 ana prensip vardır[7]
Dürüstlük: Bu prensip bir muhasebe profesyonelinin tüm iş ve özel ilişkilerinde doğru olacağı, yanıltıcı veya taraflı bilgi vermeyeceğini ifade eder.
Nesnellik: Bu prensip bir muhasebe profesyonelinin işini yaparken yanlı davranmayacağı, profesyonellikten uzaklaşmayacağını, yaptığı değerlendirmelerde nesnel olacağını, çıkar çatışmalarından kaçınacağını adil karar verme yetisini menfi etkileyecek ilişkilere girmeyeceğini ifade eder.
Mesleki yeterlilik: Bu prensip bir muhasebe profesyonelinin sürekli bir gelişim içinde olması, işinin gerektirdiği teknik ve hukuki bilgiye sahip ve bu bilgiyi güncel tutuyor olması ve işini azami özenle yapıyor olması gereğini ifade eder.
Mahremiyet: Bu prensip bir muhasebe profesyonelinin işinin gereği elde ettiği özel bilginin mahremiyetine saygılı olacağı ve benzer bilgiyi kişisel çıkarı ya da başkasına fayda sağlamak/zarar vermek için kullanmayacağını ifade eder.
Profesyonel davranış: Bu prensip bir muhasebe profesyonelinin işinin ve sorumluluklarının gereğini tanımlayan tüm iç ve dış mevzuata uygun davranacağını ve mesleğinin itibarını zedeleyecek herhangi bir tutum içinde olmayacağını ifade eder.
[1] Türk iş gücünün iş etiğine yaklaşımı araştırması, TEDMER
[2] Starbucks Avrupa divizyonu, kurumsal sosyal sorumluluk ve iletişim direktörü, Ethical Corporation için yapılan bir röportajdan alıntı.
[3] Kaynak: How to embed corporate responsability across different parts of your company, Ethical Corporation, 2009
[4] ın "It's not just what you are buying, it's what you are buying into”
[5] The Role of Accountants Report, The Institute of Chartered Accountants in England and Wales (ICAEW), 2008
[6] The Role of Accountants Report, The Institute of Chartered Accountants in England and Wales (ICAEW), 2008
[7] Kaynak: Code of Ethics for Professional Accountants, International Federation of Accountants (IFAC)
Kaynak: Etik ve İtibar Derneği'nin hazırladığı ve fikri mülkiyetine sahip olduğu "Etkin Etik Programı Hazırlama ve Uygulama Rehberi". Rehberin Kurumsal Yönetim Bilgi Platformu'nda kullanılmasına izin verdikleri için TEİD yönetimine teşekkür ederiz.
