Giriş
Yönetim kurulu başkanı ya da genel müdür tarafından imzalanmış, yolsuzluğun neden önemli bir tehdit olarak görülmesi ve savaşılması gereken bir olgu olduğunu ve şirketin yolsuzlukla mücadeleye verdiği önemi açıkça dile getiren bir giriş yazısı. Bu yazıda yolsuzlukla mücadelede şirketin tüm çalışanlarının sorumlu olduğuna mutlaka vurgu yapılmalı.
Hukuki Çerçeve ve Tanımlar
Yolsuzluk ve rüşvet ile ilgili tüm yerel ve uluslararası mevzuata ait referanslar ile bu kaynaklara nasıl ulaşılabileceğine yönelik bilgi bulunmalı.
Tanım
Yolsuzluk ve rüşvetin açık ve anlaşılır tanımı bulunmalı.
Riskli Alanlar
Yolsuzluğun görülme riskinin yüksek olduğu alan, departman ve operasyonlar belirlenmeli ancak risklerin bunlarla sınırlı olmadığı uyarısı da yapılmalı.
Araçlar
Yolsuzluğa karışmış veya karışma şüphesi olan personelin ya da olayın belirlenmesi, takibi, raporlaması, araştırması ve cezalandırılması ile ilgili araçlar belirlenmeli ve bilgi akış trafiği tanımlanmalı.
Yönetim
Yolsuzlukla mücadele politikasının hayata geçmesi, ilgili komite ve/veya yetkililer, bunların yetki ve sorumlulukları belirlenmeli, işleyiş prosedürü tanımlanmalı.
Denetim
Prosedür ve mekanizmaların sağlıklı çalıştığının denetimi yapılmalı, raporlanmalı ve düzeltici önlemler alınmalı.
İletişim ve Güvence
Yolsuzlukla ilgili iletişim kanalları tanımlanmalı ve iletişimin bildirimde bulunan kişinin iş ve sosyal güvenliğini tehlikeye atmayacak gizlilikle yapılması sağlanmalı. Yolsuzlukla ilgili bildirim yapacak kişinin haklarının korunacağı ve ihbarın gizli kalacağı açıkça belirtilmeli.
Eğitim
Yolsuzlukla mücadele politikası ile ilgili bilgilendirme, bilinçlendirme eğitimlerinin yanı sıra prosedürlerin işleyişine yönelik eğitimler de planlanmalı.
İmza
Bu bölüm giriş yazısı ile de ilişkilendirilebilir ve yolsuzlukla mücadeleye şirket yönetim kurulu ve üst düzey yöneticilerin verdiği önemin vurgulanması için kullanılabilir. Genel müdür ve idari fonksiyonlardan sorumlu genel müdür yardımcılarının ortak imzası, her birinin kendi sorumluluk alanlarında yolsuzlukla mücadele politikasına sahip çıktıklarının göstergesi olacaktır.
Kaynak: Etik ve İtibar Derneği'nin hazırladığı ve fikri mülkiyetine sahip olduğu "Etkin Etik Programı Hazırlama ve Uygulama Rehberi". Rehberin Kurumsal Yönetim Bilgi Platformu'nda kullanılmasına izin verdikleri için TEİD yönetimine teşekkür ederiz.
