İş etiğinin etkin yönetimi ancak bütünsel bir yaklaşımla ve şirketin tüm idari fonksiyonları tarafından uyulan bir kurallar bütünü ile mümkün olacağından yönetim metodolojisinin doğru belirlenmesi ve uygulanması gereklidir. İdari kadronun belirlenmesi, departman yapılanması, diğer departmanlarla ilişkiler, yönetim kurulu ile ilişkiler, yetki ve sorumluluklar ile raporlama prosedürü açık ve sisteminin kusursuz işlemesine olanak sağlayacak biçimde olmalıdır.
Etik yönetimi altyapısı kurgulanırken şirketin büyüklüğü, operasyonel ve kültürel özellikleri, hizmet verdiği sektörler, paydaş ilişkileri ve çeşitliliği ile kaynakları göz önünde bulundurulmalıdır. Bir etik yönetimi departmanının kaç kişiden oluşacağı ve nasıl bir yapı içinde olacağı ile ilgili birçok örnek ile karşılaşacaksınız. Sağlık sektöründe hizmet veren bir şirketin etikten sorumlu bir başkan yardımcısı 20 kişilik merkezi etik yönetimi departmanını yönetir ve 200 etik yöneticisi bu ofise bağlı çalışır. Bu örneğin karşı ucunda ise bir etik programı ve etik yönetim ofisi olmayan ancak etik yönetimini mevcut iş idaresi prosedürlerinin içinde yöneten şirketler bulunmaktadır. Bu iki ucun hangisinin yanlış olduğunu söylemek güç ancak hangisinin eksik olabileceği ile ilgili bir kanaatiniz olmuş olmalı; zira ikinci grup etiği yönettiğini iddia edebilir ancak iş etiğini bir kültür haline getirecek adımları attığını söylemek imkân dâhilinde değildir.
Etik Yönetimi Yetki ve Sorumluluk Piramidi
Etik yöneticisi etik programın yönetiminden sorumlu en üst düzey yetkilidir. Bu yetki bir kişiye ya da kurula verilebilir.
Etik koordinatörü, etik programının idaresi ile ilgili koordinasyondan ve departmanlar arası ilişkiden sorumludur.
Etik kurulu koda aykırı durum ve davranışları değerlendirir, yetkisi dâhilinde karar verir ya da yönetim kuruluna tavsiyede bulunur.
Profesyonel etik kurulu hastaneler gibi hem bir ticari işletmenin etik sorumluluklarına sahip hem de tıp etiği gibi özel profesyonel etik kurallarına tabi kurumlarda ilgili mesleğin etik standartlarına uyumla ilgili karar merciidir.
Etik koordinasyon sorumluları etik yönetimi departmanı ile diğer departmanlar arasındaki bağlantıyı sağlarlar.
Departman başları ya da ilgili başkanlar kendi birimlerinin görevlerini yaparken etik kurallara uygun davrandıklarından emin olurlar.
Şirketin her çalışanı işini yaparken etik kurallara uymaya özen gösterir.
Kobilerde Etik Yönetimi Altyapısı
Her şirket yukarıdaki piramide uygun bir yapıyı kuracak güçte olmayabileceği gibi böyle bir ihtiyacı da olmayabilir. Tek bir bölgede üretim yapan ya da hizmet veren, ihracat yapmayan ya da kamu ihalelerine katılmayan bir kobinin etik riskleri farklı olacağından yapılanması da basit olabilir. Bu bir kobinin etik programı olmayacağı manasına gelmez; yetkinliklerine ve mali gücüne uygun bir yönetim tarzını benimsemesi gerektiği manasına gelir. Kimi hizmetlerin dışarıdan alınması küçük şirketler için daha tasarruflu bir çözüm olacaktır.
Bir KOBİ İçin 10 Küçük İpucu:
- Yazılı bir etik kodunuz olsun
- Yönetim kadronuzun tüm karar ve davranışları ile iyi birer örnek olmasını sağlayın
- Muhasebe kayıtlarınız için dış denetim hizmeti alın
- Çalışanlardan beklentileriniz makul, anlamlı ve ulaşılabilir seviyede olsun
- Çalışanlarınızın haklarına saygılı olun
- Banka hesaplarınıza ulaşım yetkisini sınırlandırın; şirket kasasının şirket sahibinin cebi olmadığını unutmayın
- Bankanız ile düzenli mutabakat içinde olun
- Düzenli olarak envanter, stok ve gider kontrolü yapın
- Yeni işe alımlarda özenli ve dikkatli olun, referans kontrolü yapın
- Çalışanlarınızın etik ihalelerini bildirebilecekleri güvenli bir iletişim kanalı kurun ve onları bu yönde cesaretlendirin
Her işletmede olduğu gibi Kobilerde de etik yönetiminin başarılı olmasındaki en büyük dayanak şirket sahibi ve tepe yönetiminin etkin kontrolü kendi etik performansıdır.
KOBİ ana hissedarlarına ve tepe yöneticilerine şu üç temel tavsiyeyi verebiliriz:
- Şirket sahibi ya da temsilcisi etik programının kendilerine şirket performansına dair yeterli bilgiyi zamanında verebilecek şekilde planlandığından emin olmalıdır.
- Şirket sahibi ya da temsilcisi verdiği etik mesajlar, aldığı kararlar ve yönetim tarzı ile iş etiğini benimsediğini ve buna önem verdiğini ortaya koymalı iyi bir örnek olmalıdır.
- Şirketin tepe yöneticilerinden(mümkünse aileden) biri, etik yönetiminden sorumlu olmalıdır.
- Tüm operasyonun etik programına uygun yönetilmesi sorumluluğu departman müdürlerinin görev tanımı içinde olmalıdır.Bir etik yönetimi programı hem şirket sahibi ve yönetim kurulu hem de yöneticiler için anlamlı veriler sunar. Yönetim kurulu etik yönetimine olan dahlini bir etik departmanı kurarak ya da bu görevi denetleme fonksiyonuna vererek sağlar. Etik programının yönetimi ve yönetim kurulu ile koordinasyonunu sağlamak üzere bir yönetim kurulu üyesi yetkilendirilir. Ancak yetkinin aktarılmış olması ortaya çıkacak ihlallerde yönetim kurulunun sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Yönetim kurulunun yetki ve sorumlulukları konusunda Yeni Türk Ticaret Kanunu'nun ilgili maddelerinin incelenmesinde büyük fayda vardır.
Günümüzde, kurumsal yönetim ilkeleri ile de uyum gözetildiğinde, denetleme komitesinin bağımsız üyelerden oluşturulması ya da çoğunluğun bağımsız üyelere verilmesi kabul gören bir uygulama olmuştur.
İdari yapılanmada yönetim kurulu ve genel müdür arasında bir kadro bulunmaz; ancak etik yöneticisi ya da etik kurulu genel müdüre bildirimde bulundukları bir etik ihlali ile ilgili atılan adımı yeterli ve etkili bulmazlarsa konuyu yönetim kuruluna taşıyabilirler.
Ancak şirket hiyerarşisi içerisinde etik yöneticisi ve muhtemelen etik kurul üyeleri genel müdürün altındadır ve bu düzenin de korunması gereklidir. Dolayısı ile etik yöneticisinin hangi ihlalleri yönetim kurulu gündemine taşıyabileceği önceden belirlenmeli ve bu ilişki de kurumsal yapı içinde disipline edilmelidir. Yönetim kuruluna taşınabilecek ihlaller arasında şu örnekler bulunabilir:
- Kanunların ihlali
- Yönetim kurulu politikalarının ihlali
- Hisse sahiplerinin menfaatlerinin korunmasında ihmal
- Adil rekabete uygunsuz hareket
- Rüşvet ve yolsuzluğa karışmak, göz yummak
Etik Kurulu
Etik programının başarıya ulaşmasındaki en önemli dayanak etik kurallar ve yaptırımların netlikle ortaya konması kadar sorumlulukların da tanımlanmış ve şirket yönetiminin konuya verdiği önemi yansıtıyor olmasıdır. Bir sistemin işlemesi sorumlusu tanımlanmamış hiçbir idari hususun olmaması ile mümkündür. Etik kurulu, etik programının etkin yönetiminden sorumlu en üst organdır.
Etik nesnel olduğu kadar öznel ve kültürel bir kavram da olduğundan "Herkesin doğal olarak sorumlu olduğu” durumlar ortaya çıkacaktır. Buna izin vermeyin; Sorumlusu belli olmayan sorumluluk, yönetilmesi imkânsız durumlara götürebilir.
Diğer yöneticiler operasyonun günlük yoğunluğu içinde hızlı kararlar vermek durumu ile karşı karşıyadır. Öncelikli sorumluluğu şirketin etik bütünlüğünün sağlanması ve korunması olan bir makam mutlaka bulunmalı ve diğer departmanlara, aldıkları kararlarda, etik politikasına uyum konusunda destek ve yol gösterici olmalıdır.
Etik kurulunun bu sorumluluğu yerine getirebilmesi için diğer departmanların karar mekanizmalarına nasıl entegre olacağı ve hangi durumlarda görüşüne başvurulacağı etik yönetimi prosedürlerinde açıkça yer almalıdır.
Etik kurulu şu özelliklere sahip olmalıdır:
- Şirketin tepe yöneticilerinden oluşmalıdır. Küçük bir aile şirketinde ise yönetim kurulundaki ve uygun bilgi ve yetkiye sahip aile bireylerinden birinin bu kurulda bulunması uygundur.
- Şirket genel müdürüne ve tanımlanmış alanlarda yönetim kuruluna ulaşmakta tam yetkili olmalıdır.
- Etik programının sağlıklı yönetiminin gerektirdiği mali kaynaklara sahip olmalıdır
- STK'lar, kamu kurumları, hukuk çevreleri ve medya ile iletişim içinde olabilecek beceri ve altyapıya sahip olmalı
Etik kurulunun sorumlulukları şu üç ana başlık altında toplanır:
- Şirketin çalışanları, temsilcileri ve tedarikçilerinin uyum içinde çalışacakları bir etik programını kurmak ve idare etmek
- Etik standartların tüm şirket paydaşlarınca kabul edilmiş iş yapma normları ve şirket yazılı kültürünün temel taşı haline gelmesini sağlamak
- Şirketin etik performansının ölçümlenmesi, mevcut standartlarla mukayese etmek ve değerlendirmek
- Kodun değişen ve gelişen şartlarla uyum içinde kalmasının sağlamak
Etik Yöneticisi
Etik yöneticisi, etik yönetiminin gerektirdiği günlük operasyonu idare eder ve departmanlar arası bilgi akışı ile işbirliğini koordine eder. Etik yöneticisinin görev ve sorumlulukları şu başlıklardan oluşur:
Etik programının geliştirilmesi ve uygulanması safhalarının yönetim ve koordinasyonunu sağlamak
- Etik kuruluna başkanlık etmek
- Etik standartlarını geliştirmek, bunların hayata geçeceği politika ve prosedürleri hazırlamak ve uygulamak
- Etik eğitimlerinin içeriğini belirlemek ve ilgili departmanlarla koordinasyon içinde verilmesini sağlamak. Sonuçlarını değerlendirmek
- Etik programının başarısını ölçümlemek üzere etki analizi metodolojisi geliştirmek ve uygulamak
- Etik programının gerektirdiği raporların zamanında ve eksiksiz hazırlanmasını ve ilgili yönetim birimlerine ulaşmasını sağlamak
- Etik yönetimi iletişim ve raporlama kanallarını kurmak.
- Etik yönetimi programına uygun prosedürlerin izlendiğinin kontrolünü gerçekleştirecek denetleme mekanizmalarını kurmak ve çalıştırmak
- Kendisine ulaşan bildirimle ve şikâyetlerle ilgili araştırma ve doğrulama mekanizmalarını kurmak ve işletmek.
- Etik yönetimi politikasının şirket ihtiyaçlarına ve gelişmelere uygun bir gelişim içinde olmasını sağlayacak raporlama ve değerlendirme mekanizmalarını kurmak
- Etik yönetimini ilgilendiren hukuki gelişmeleri bu alandaki çalışmaları ve gündemi takip ederek en iyi uygulamaların şirkete yansımasını sağlamak, iç eğitimleri bu yönde geliştirmek
- Etik ihlallerini tanımlanan yetkiler çerçevesinde değerlendirmek, karara bağlamak, etik kuruluna taşımak ya da yönetim kuruluna taşınmasını sağlamak
- Tanımlanmış aralıklarla genel müdüre, icra komitesine, yönetim kuruluna ve hissedarlara verilecek ya da kamu ile paylaşılacak raporları hazırlamak
Etik Yöneticisinin Nitelikleri
Etik yöneticisinin bir hukukçu olmaması ancak hukuku iyi anlayan bir eğitime ve zihin yapısına sahip olması yarar görülen bir niteli olagelmiştir. Yasal riskleri yüksek olan bir şirkette bir hukukçunun etik yöneticisi olduğu görülebilir; ancak bu durumun etik yönetiminin hukukun bir uzantısı olduğu gibi bir algıya sebep olma riski vardır.
İş etiği bir yasalara uyma ya da ahlaklı olma konusu değil bir iş idaresi fonksiyonudur ve bir idari fonksiyonun sahip olması gereken tüm beceri ve kaynaklara sahip olmalıdır. Hukuk bir ihlal durumunun gerektirdiği karşılığı tanımlar. Oysa iş etiği programının önceliği ihlali cezalandırmak değil ihlalin oluşmayacağı bir kültür ve zihin yapısına ulaşmak, karar mekanizmalarını buna göre şekillendirmektir.
Etik yöneticisinin bir diğer özelliği ise şirket içinde iç dinamikleri anlayacak ve etkin bir iletişimi sağlayacak tecrübeye sahip olmasıdır. Şirket dışından bir etik yöneticisinin atanmasını gerektirecek şartlar oluştuğu takdirde yönetim kurulu dışarıdan atama yapmayı tercih edebilir. Bununla beraber içeriden yapılacak atamalar daha sık görülür.
Etik Danışma Kurulu
Etik danışma kurulu etik politikasının oluşturulması ve yönetilmesi safhalarında etik yöneticisi ve etik komitesine, bir danışma mercii olarak, destek verir. Etik programının oluşturulması aşamasına emek vermiş, yönetim kurulunun ilk inisiyatifini programa yansıtmış olan "etik programı çalışma grubu” üyeleri ve danışmanlar bu kurul için ideal üyeler olacaktır. Bu aynı zamanda danışma kurulunda şirketin tüm idari fonksiyonlarından yöneticiler olmasını sağlayacak böylece şirketin her departmanının ihtiyaçları etik yöneticisine iletilmiş olacaktır.
Profesyonel Etik Komitesi
Etik kurulu şirketin etik yönetimini bir bütün olarak algılar ve yönetir. Ancak sağlık sektörü örneğinde olduğu gibi kişi iş kolları iş etiği kurallarına olduğu kadar meslek etiği kurallarına da bağlı yönetilir. Bir etik kurulunun yetkinliği ve bilgisi ne olursa olsun bir hekimin mesleğini icra ederken tanı ve tedavi yöntemlerinde eğitim ve mesleğinin gereklerini yerine getirip getirmediği ile ilgili yargıya varması imkân dâhilinde değildir.
Tıp sektörü örneğinde bu komitenin başkanlığını bir hekim yapar ve üyeleri de hekimlerden oluşur.
Etik Koordinasyon Sorumluları
Büyük ve birden çok bölgede hizmet veren şirketlerde merkezi etik yönetimi departmanı ve etik yöneticisi, görevlerini yapmakta, kendileri ile koordinasyon içinde çalışacak yöneticilerin desteğine ihtiyaç duyarlar. Bu bir ihtiyaç olmaktan da öte etik programının etkin ve verimli yönetimi için gerekli bir yapılanmadır.
Kalabalık bir merkezi etik yönetimi departmanı ve izole bir çalışma ortamı hem çalışma ortamı veriminin sağlanması hem de etik kültürün tüm şirketle paylaşılması bakımından faydalı olmaktan uzak bir uygulamadır.
Etik koordinasyon sorumluları operasyonel olarak kendi üstlerine bağlı çalışırlar ve pozisyonlarının gereği olan görev tanımlarının yanında şirket etik programının gereği olan mekanizmaların çalışması, merkezden kaynaklanan uygulamaların bölümleri ile iletişiminin kurulması gibi konularda etik yöneticisine destek verirler. Bu destek bölgelerinde ya da departmanlarındaki etik eğitiminin koordinasyonu, bildirilmiş bir ihlalin araştırılması ya da raporlama alanlarında olabilir.
Etik koordinasyon sorumluları yaptıkları araştırmada tarafsız olabilmelidir. Bu sebeple satın alma, insan kaynakları veya pazarlama gibi etik riskin yüksek olduğu departmanlar dışından seçilirler.
İdari Fonksiyon Yöneticileri
Etik yöneticisinin sorumluluğu, şirketin etik standartlarının tüm idari fonksiyonlarca benimsenmesini ve uygulanmasını sağlamaktır. Bu da etik politikasının prosedürler aracılığıyla şirketin tüm idari fonksiyonlarına entegre edilmesi, o fonksiyondaki tüm operasyonel kararlara bir temel oluşturması ile mümkündür.
Örneğin bir şirketin finans müdürü görevinin gereği olarak tüm işlemlerin kayıt altına alınması, kayıtların eksiksiz ve güncel tutulması, verilerin güvenilirliğinin ve güvenliğinin sağlanmasından ve raporlanmasından sorumludur.
Görev tanımının getirdiği bu sorumlulukların yanında departmanına örnek bir davranış içinde olmak, şirket etik kültürünün departmanına yansımasını ve sadakatle uygulanmasını sağlayacak iklimi yaratma ve eğitimlerin eksiksiz alınmasını sağlamak gibi etik sorumluluklara sahiptir.
Etik yönetimi birçok zaman adil yönetim manası taşıyacaktır. Şirket içinde adalet ise genellikle çalışma haklarının korunması alanında gündeme gelir. Fırsat eşitliği, mobingden koruma, kişisel gelişimin sürdürülebilirliği, çalışanların çalışanlarla ve diğer paydaşlarla ilişkileri nesnel adalet sınırları içinde değerlendirilmelidir. Bu da etik yöneticisini insan kaynakları yöneticisi ile yakın çalışmaya yöneltir. İnsan kaynaklarından alınan geri bildirimler etik yönetiminin başarısı için önemli bir veri kaynağıdır.
Bu iki örnek çoğaltılabilir ve bütün idari fonksiyonlara yayılabilir; yayılmalıdır da zira etik yönetimi bir bütün, idari fonksiyonlar da bu bütünün yapı taşlarıdır.
Tüm Şirket Çalışanları (Münferit Sorumluluklar)
Her idari kademenin farklı riskleri ve buna bağlı sorumlulukları olsa da etik programına uyum bir şirketin istisnasız tüm çalışan ve paydaşlarının ortak sorumluluğudur. Bir zincir ancak en zayıf halkası kadar kuvvetlidir. Şirketin etik bütünlüğüne uygun davranışlarla örnek olmak nasıl bir yöneticinin görevi ise o örneği sadakatle takip etmek de bir çalışanın görevidir.
Kaynak: Etik ve İtibar Derneği'nin hazırladığı ve fikri mülkiyetine sahip olduğu "Etkin Etik Programı Hazırlama ve Uygulama Rehberi". Kurumsal Yönetim Bilgi Platformu'nda kullanılmasına izin vermelerinden dolayı TEİD yönetimine teşekkür ederiz.
