Etik Kodu Çalışma Grubunun Oluşturulması
Etik Yönetimi Çalışma Grubu şirket yönetim kurulu tarafından, insan kaynakları, ticaret satın alma, finans, hukuk gibi temel idari fonksiyonlarda tecrübeli ve bu departmanların ihtiyaçları ile iç dinamiklerini bilen üyelerden oluşturulmalıdır. Bu komite şirket Etik Yönetim Sistemi'nin hazırlanmasından sorumlu olacaktır. Bir yönetim kurulu üyesinin de bu komisyon içinde yer alması hem etik yönetimi konusuna yönetim kurulunun verdiği desteğin bir göstergesi hem de şirketin beyni olan bu kurulun iradesinin doğru yansıtılmasının sağlanması bakımından önem taşır.
Bu safhada komitenin önüne iki önemli engel çıkacaktır:
· Yoğun emek gerektiren bir sürecin etkin yönetilmesi
· Hazırlık dönemi gider kontrolü
Etik yönetimi çalışma grubunun çalışma takviminin oluşturulması, bu takvime sadık bir çalışma planlamasının yapılması, komite üyelerinin devam eden günlük iş yoğunluklarından etkilenmeden ve öngörülen takvime uygun bir çalışmanın yapılabilmesi için gereklidir.
Komite üyelerinin değerli mesai saatlerini verecekleri, gerektiğinde danışmanlık hizmeti alabilecekleri unutulmamalı, komite için verimli bir çalışma ikliminin sağlanması için sekretarya ve kırtasiye gibi giderlerin oluşacağı öngörülmeli ve bir bütçe çalışması ile bu giderlerin kontrolü sağlanmalıdır.
Zaman, emek ve gider bütçelemesi çalışmaya disiplin getirecek ve gereksiz gecikmeleri de önleyecektir.
Etik yönetimi sistemi hayata geçtiğinde icranın başı olacak etik yöneticisi genellikle çalışma grubu üyelerinden biri olur ve komitenin önerisi ile yönetim kurulu tarafından görevlendirilir.
Mevcut Prosedürlerin Analizi
Etik yönetim sistemi tasarlanırken şirketin hâlihazırda kullandığı etik yönetim standartları, uygulama ve prosedürleri incelenmelidir.
Şirket etik yönetimi bakımından aşağıdaki safhalarda olabilir:
· Etik yönetimi konusunda bir adım atılmamıştır. Bu yönde bir uygulama yoktur.
· Şirket yazılı olmayan etik kurallar çerçevesinde yönetilmektedir.
· Şirketin yazılı etik kuralları vardır ancak bunlar bir etik yönetimi sistemi dâhilinde değil, operasyonel prosedürler içerisinde kendine yer bulmaktadır.
· Şirketin bir etik kodu vardır ancak şirket fonksiyonlarına ve kalite süreçlerine entegre değildir.
· Şirket tam bir etik yönetimi sistemi kurmuş ve uygulamaktadır. Sistem kalite süreçlerine entegre olarak çalışmaktadır.
Kurulu bir etik yönetimi sisteminin bulunmadığı durumlarda tüm politika ve prosedürlerin hazırlanması ve uygulanması gerektiği halde kısmi bir etik kodu uygulamasının bulunduğu durumlarda mevcut prosedürlerin tasarlanan sistemle ilişkisinin kurulup, eksikler için detaylı tur analiz çalışmasının yapılması yeterli olacaktır.
Şirket Dinamiklerinin Analizi
Şirket kültürünü ve ortak dili yansıtacak bir sistem hazırlığı yapabilmek için öncelikle hazırlık komitesinin şirketi bir bütün olarak tanıması, tanımlaması ve dinamiklerini analiz etmesi gerekmektedir.
Coğrafi Etmenler
Etik yönetimi sisteminin yapısını belirleyecek kriterlerden biri şirketin ticari coğrafyasıdır. Şirket dar bir bölgede, ülkede, kıtada ya da daha geniş bir coğrafi alanda faaliyet gösteriyor olabilir.
Hizmet Tanımları
Birçok alanda hizmet veren bir firma prosedürlerini hizmetlere göre şekillendirebilir. Buna mukabil sınırlı alanda hizmet üreten bir firma tüm projeleri için ortak zemin oluşturacak prosedürleri tercih edebilir.
Tabi Olunan Hukuk
Şirketler faaliyet konularına göre çevre koruma, güvenlik, sağlık alanlarında farklı yerel mevzuata ya da bankacılık gibi sektörel düzenleyicilerin kurallarına tabi olabilirler. Bununla birlikte yurt dışında inşaat yapacak bir şirket OECD Yolsuzlukla Mücadele Sözleşmesi' ne taraf bir ülkede sözleşmeye uygun iş yapmak zorunda olduğu gibi Amerika' da iş yapacaksa 1977 Yabancı Kaynak Yolsuzlukla Mücadele Kanunu'na da uygun bir davranış içinde olmalıdır. Bu tip mevzuata yönelik şartlar genel etik politikasını etkilemeyecek de olsa uyum departmanının gözden kaçırmaması gereken detaylar içerebilir.
Tedarikçiler, alt yükleniciler
Etik politikası sadece şirketi ilgilendiren bir uygulama rehberi değil aynı zamanda şirketin tedarikçileri ve alt yüklenicileri ile iş yapış biçimini de belirleyen bir kurallar bütünüdür. Ek olarak, şirketin etik süreçlerinin iletişimi ve etik kültürünün paydaşlarına yansıması da önemli bir sosyal sorumluluktur.
Stratejik ortaklar
Şirketler coğrafi etki alanları genişledikçe yerel ortaklıklara yönelirler; ancak bu ortaklıkların şirket etik politikasına aykırı bir durumun ortaya çıkmasına mani olacak şekilde planlanıp yürütülmesi önemlidir.
Yukarıdaki başlıklar ve bunun gibi şirketin kültürünü, olgunluk seviyesini, ticari ve hukuki sorumluluklarını doğru analiz etmek, ortaya çıkacak etik kodun sadece uygulanabilir değil aynı zamanda ortak aklın bir ürünü olmasını sağlayacak; içselleştirilmesini kolaylaştıracaktır.
Ancak yerel ve kültürel şartların analiz edileceği bu safha için dikkat edilmesi gereken husus etik yönetiminin evrensel doğrulardan uzaklaşıp yerel olarak doğru kabul edilene doğru yaklaşmamasına özen göstermek olacaktır. Amaç "yerel normali' ''evrensel normale" yaklaştırmak, en iyi uygulamaları adapte ederken yerel kültür ile ilgili tecrübeyi kuralları yumuşatıcı değil uygulamayı kolaylaştırıcı bir araç olarak kullanmak olmalıdır.
Toplam Kalite Standartlarına Uyum Koşullarının Analizi
Şirketlerde uygulamada olan toplam kalite yönetimi standartları etik politikasının yönetimi, uygulanması ve dokümantasyonu ile ilgili uygun bir iklim ve zemin sağlayacaktır. Bu alanda tecrübeli şirketler etik yönetimi politikalarına uygun prosedürlerin yazılması ve hayata geçirilmesi konusunda deneyimlerini kullanabilecekler, uyum, eğitim ve iç iletişim için mevcut kanalları kullana bileceklerdir.
Durum ve İhtiyaçların Analizi
Etik kodu evrensel iş etiği ilkelerini yansıtır ve şirketi tüm idari fonksiyonları ile iş ilişkilerinde bu ilkelere nasıl uyulacağını işaret eder. Bununla birlikte etik kodu şirketin gerçekleri ile de uyum içinde olmalıdır. Bu uyumun sağlanmasının yegâne yolu katılımcı bir hazırlık sürecinin planlanması ve yönetilmesinden geçer.
Etik kodunun hazırlık sürecinde nasıl bir grubun çalışacağı önemli bir faktördür. Şirketin ana fonksiyonlarının temsilcilerinden oluşacak küçük bir çalışma grubu mu yoksa kodun etkileyeceği tüm çalışanların katılacağı bir arama toplantısında ulaşılacak ortak akıl mı tercih edilmelidir?
Tercih, geniş katılımlı bir hazırlık dönemi ise ortaya çıkan yönelimlerin nasıl önceliklendirileceği belirlenmelidir. Hazırlık dönemindeki verim sonuç eserin başarısını direkt etkileyecektir.
Etik kodunun yazılmasında şirket içi dinamikler kadar dış paydaşlarla ilişkiler de önem taşır. Şirketin içinde bulunduğu sosyoekonomik çevrenin ihtiyaç ve beklentileri, sürdürülebilirlik odaklı politikalar, yerel ve uluslararası mevzuata uyum gibi dış paydaşlardan kaynaklı gereklerin belirlenmesi en az iç paydaşların katkıları kadar önemlidir.
Bu sebeple şirketler STK'ların ve danışmanların de desteği ile etik odaklı dış risklerini tanımlamak ve etik kodlarına yansıtmak yönünde çalışmalar sürdürmelidirler.
İngiltere merkezli bir madencilik şirketi, etik kodlarını revize ederken bu iki ana odakta çalışmalar yapmıştır.
Şirket çalışanları ile yapılan çalıştaylarda mevcut etik kodunun işleyişi ile ilgili geri bildirim alırken müşteriler, sivil toplum kuruluşları, meslek grupları, belediyeler, tedarikçiler, akademisyenler ve sendikalarla yaptıkları toplantılarda bu paydaşların şirketten beklentilerini, mevcut etik kodunun uygulamasındaki verimi ve gerekli değişiklikleri belirlemek şansı doğmuştur.
Kaynak: Etik ve İtibar Derneği'nin hazırladığı ve fikri mülkiyetine sahip olduğu "Etkin Etik Programı Hazırlama ve Uygulama Rehberi". Kurumsal Yönetim Bilgi Platformu'nda kullanılmasına izin vermelerinden dolayı TEİD yönetimine teşekkür ederiz.
