1. Bir etik programının geliştirilmesi ile ilgili kararın alınması
Hissedarlar ve yöneticileri tüm şirket çalışanlarına kararlarını iletir ve böylece program başlatılmış olunur.
2. Hazırlıkların koordinasyonu için bir çalışma grubunun kurulması
Tasarımda yer alacak şirket çalışanları belirlenir. Tepe yönetim ve idari fonksiyonların yöneticileri bir araya gelerek ihtiyaçları belirler, departmanlar arasındaki iletişim planı, çalışma takvimi, kaynakların belirlenmesi, en iyi uygulama örnekleri ve standartların belirlenmesi iç ve dış paydaşların belirlenmesi gibi planlama ve koordinasyona yönelik çalışma başlatılır.
3. Çalışma grubu bir taslak etik kodu hazırlar
Çalışma grubu ihtiyaç duyduğu bilgiyi toplayıp kaynağa ulaştığında, takvime uygun olarak çalışmalarını sürdürür ve ilk taslağı hazırlar. Hazırlık aşamasında paydaşlarla yapılan toplantılar, kurum kültürü, paydaş talep ve ihtiyaçları, STK'lar ile yapılan çalışmalar yol gösterici olacak, kabul görmüş standartlar ile şirket ihtiyaçlarının uyum içinde olmalarını sağlayacaktır.
4. Tepe yönetim taslağı inceler
Üst yönetim taslağı inceler ve geri bildirimde bulunur. Bu süreçte taslağın geliştirme aşaması sürmektedir.
5. Çalışma grubu taslağı geliştirmeyi sürdürürler
Yönetim kurulunun katkısıyla hazırlanan ikinci taslak departman yöneticileri ile paylaşılır ve iş akışının doğru tanımlandığı ile ilgili her departmanın görüşü alınır. Bu safhada çalışma grubu ve departmanlar arasında birçok toplantı yapılacak, taslak birçok kez güncellenecektir.
6. Taslak bir paydaş temsilci grubunun görüşüne sunulur
Bu safhada ilgili STK'lar, pay sahibi grupları, yatırımcılar, iş ortakları gibi gruplarla toplantılar yapılır ve onların katkıları alınır.
7. Çalışma grubu dış paydaşların katkılarını değerlendirir ve taslağı günceller
Bu safhada çalışma grubu iç ve dış paydaşların tüm katkılarını değerlendirmiş ve taslağı uygun bulduğu şekilde güncellemiştir.
8. Tepe yöneticiler taslağı inceler
Üst yönetim taslağı bir kez daha inceler, yönetim kurulu/ortaklar kuruluna sunulmadan önce son katkılarını verirler. Bu inceleme kodun, evrensel iş etiği kurallarına, hukuka, şirket değerlerine, şirketin ve paydaşlarının ihtiyaçlarına uygun olduğunun teyididir.
9. Yönetim kurulu taslağı inceler ve karara bağlar
Bir şirketin en yetkin karar organı olan yönetim kurulu taslak kod ve kodun uygulamasına yönelik prosedürler hakkında bilgilendirilir. Kod onaya sunulur. Yönetim kurulunun aksi bir görüşü ya da katkısı yoksa kod yönetim kurulu kararı ile geçerlik kazanır.
Kaynak: Etik ve İtibar Derneği'nin hazırladığı ve fikri mülkiyetine sahip olduğu "Etkin Etik Programı Hazırlama ve Uygulama Rehberi". Kurumsal Yönetim Bilgi Platformu'nda kullanılmasına izin vermelerinden dolayı TEİD yönetimine teşekkür ederiz.
