Etik politikasının en önemli yapı taşı, şirket yönetiminin etik duruşunun yansıması olacak, etik yönetiminin etkin bir biçimde yapılabilmesi için rehber görevi görecek olan etik kodudur. Etik kodunun her etik dışı koşulu tanımlaması ve hitap etmesi değil temel etik değerleri ve bu değerlerin iş yapış biçimine olan yansımasını vermesi ve bu alandaki sürekli gelişim çabasının bir göstergesi olması beklenir. Etik kodu şirket yönetimi ve çalışanlarının paydaşlarına, müşterilerine, içinde bulundukları sosyal yapıya ve çevreye karşı sorumluluklarını içerir ve nelerin "doğru ve kabul edilir davranış biçimi" tanımına girdiği ile ilgili standartlar getirir. Bununla birlikte birçok örnekte kodun aynı zamanda şirket çalışanları ile şirket arasındaki ilişkiyi de düzenlediği görülmektedir. Şirket kaynaklarının verimli kullanımı ile ilgili kurallar bütünü bu tip uygulamalara örnek olabilir.
Firmanın misyon, vizyon ve hedeflerinin etik politikasını yansıtıyor olması önemli bir motivasyon unsurudur; etik değerlerin şirket hedeflerine entegrasyonunu kolaylaştırır.
Etik kodu bir bütündür ve şirket için önemi haiz tüm değerler bu evrakın içeriğini oluşturur. Bununla birlikte ilk sıralarda yer alan değerlerin algısal olarak diğerlerinden daha güçlü bir duruşu olacağını unutmamak ve sıralamada bu duruma özen göstermek gerekir.
Kritik Etmenlerin Belirlenmesi
İş etiği şirketin tüm faaliyet ve projelerini kapsayacak ve gerçekleştirilen tüm projeler için bir "etik sicil kaydı" tutulacaktır.
Bununla birlikte etkin bir etik yönetimi şirketin attığı her adımın aynı detayla raporlaması değil yüksek risk oluşturan iş kolları, müşteriler, projeler ve coğrafyaların belirlenmesi, sınıflandırılması, prosedürlerin bu sınıflandırmaya uygun yazılması ve kayıtların da buna uygun tutulması manasına gelir.
İşin doğasında olan risk faktörleri kadar iş yapılan coğrafyaya özel yasal düzenleme ve mevzuat da göz önünde bulundurulmalı ve yasal uyum şartları gözetilmelidir.
Risk analizi yapılırken göz önünde bulundurulması gereken kriterlerden bazıları şunlar olabilir:
· İşin tanımı (yerel, bölgesel, uluslararası)
· İş yapılan ülkeler ile ilgili genel yolsuzluk algısı
· Müşteri kimliği (kamu, özel sektör)
· Tedarik zinciri yönetimi( yerel, ithalat)
· Seçim mekanizmaları (İhale, teklif, konkur, vb)
· Alt yüklenici yönetimi
· Ortaklıklar
Çıkar Çatışmalarının Önlenmesi
Çıkar çatışması dendiği ilk olarak şirket çıkarları ile çatışan personel çıkarları akla gelir. Oysa çıkar çatışması çok daha geniş bir tanıma sahip olmalı ve tarafları kimler olursa olsun karşılıklı çıkarların korunması ve nesnel adalet her zaman gözetilmelidir.
Potansiyel Müşteri ile Şirket Arasındaki Çıkar Çatışması
Çıkar çatışmasının doğması için bir ilişkinin başlamış olmasını beklemek doğru değildir. Bir müşterinizin istekleri veya yeni yatırım ortamları şirket temel değerleriniz ile çatışıyor olabilir. Bir ülkede iş alabilmek için rüşvet verilmesi ya da maliyet düşürmek için üretim standartlarınızdan taviz verilmesi gibi taleplerin tanımlanması ve olası çıkar ve değer çatışmasının belirlenmesi ve önlenmesi için şirket değerlerinizin ve iş etiği standartlarınızın belirlenmiş ve sadakatle uyuluyor olması gereklidir.
Müşteri veya Tedarikçi ile Şirket Arasındaki Çıkar Çatışması
Her şirket, ticari ilişki içinde olduğu müşterisi ile ilişkisini şeffaflık temelleri üzerine kurmalı, yanıltıcı tanıtım, yanlış veya eksik bilgilendirme gibi müşteri menfaatine olmayan durumlardan kaçınmalıdır. Bu gibi durumlar şirketi hukuki sorumluluklarda da karşı karşıya getirecektir. Bununla birlikte ticari ilişki sırasında öngörülemeyen sebeplerle müşterinin çıkarlarını zedeleyecek ve şirketin bir kastı (hatası) bulunmayan durumlar oluşmuş olabilir.
Örnek: Uzakdoğu tersanelerinden birinde sürmekte olan gemi tamiri müşterinin ek talepleri dolayısı ile uzar; ancak fırtına mevsimi de yaklaşmaktadır ve geminin denize dönmesi için riskli bir ortam oluşmaktadır. Bu da armatörün aynı bölgeden uzun bir süre yükleme yapamayacağı ve gemisini bekletmekten dolayı zarara girebileceği manasına gelir. Uzayan tamir ve artan sipariş elbette ki tersanenin menfaatinedir; ancak müşteriyi, özellikle bölge hava koşullarını bilmeyen bir armatörse, uyarmak ve onayını almak uygun davranış olacaktır.
Benzer bir durumda şu 4 adım takip edilmelidir:
1. Muhtemel çıkar çatışması durumunun müşteri ile yazılı olarak paylaşılması ve durumu açıklayan verilere dayalı bilginin verilmesi
2. Bilginin alındığı, anlaşıldığı ve değerlendirildiği yönündeki müşteri teyidinin alınması
3. Müşterinin işe devam talimatının alınması (Bu talimat belli şartlara bağlı olabilir. Şartlar dikkatle değerlendirilmeli ve karşı onay verilmelidir)
4. Oluşabilecek çıkar çatışmasının en aza indirilmesine yönelik adımların belirlenmesi, uygulanması ve raporlanması
Müşteri veya tedarikçi ilişkilerinde çıkar çatışması her karar anında ortaya çıkabilir. Amaç bu durumu nesnel adaletten uzaklaşmadan tanımlamak ve çözümlemek olmalıdır.
Her iki ilişkinin de sağlıklı yürütülmesi ancak açık bir kurallar bütünü oluşturmak ve bu kuralları adil karar mekanizmaları ile uygulamakla mümkündür.
Şirketin hediye alma ve verme politikaları bu hassas noktada belirleyici olacaktır. Hediye almak ve vermek, içinde bulunulan coğrafyanın ve kültürün gereği olabilir. Ancak hediye, karşı tarafın adil karar vermesini engelleyebilecek bir cazibe noktası olmamalı, hediyenin hangi koşullarda, kimlerden kimlere, iş ilişkisinin hangi safhasında, hangi özel gün ve olaylarda alınıp verileceği ile değerinin ne olabileceği konusu etik kodda açıkça belirtilmelidir.
Personel ile Şirket Arasındaki Çıkar Çatışması
Her şirket, operasyonunu, düşük üretim maliyeti ve yüksek kârlılık oranı ile tanımlanan bir optimum noktada tutmak durumundadır. Ancak işin içine çıkar çatışmaları girdiğinde bu denge noktasından uzaklaşılır. Maliyet ve kalite şartları gözetilmeksizin yönetim kurulu üyelerinin birinin fabrikasından alınan hammadde, çalışanlardan birinin yakınından temin edilen hizmet şirketin çıkarları ile şahsın çıkarlarının çatışacağı bir durumu er veya geç doğuracaktır. Özellikle karar verici pozisyonda olan kişilerin çıkarlarının şirket çıkarları ile hiçbir zaman çatışmayacağı, sağlıklı bir operasyon ortamının sağlanması işin verimi için çok önemlidir. Etik kodu bu durumları mutlaka tanımlamalıdır.
Tedarikçiler ile Müşteri Arasındaki Çıkar Çatışması
Kimi zaman direkt ilişkide olmasalar bile tedarikçinizden müşteriniz adına aldığınız bir hizmet müşterinizin çıkarlarına aykırı bir durum doğurabilir. Tedarikçi yönetiminiz bu durumların ortaya çıkartılması ve önlenmesi yönünde prosedürler içermeli, etik kodunuz bu duruma işaret etmelidir. Müşteri adına yaptırılan tasarımın, özellikle gerektirmediği ve benzerlerinden pahalı olduğu halde belli bir üreticinin ürününü kullanmaya yöneltmesi bu gibi bir durum için iyi bir örnek olabilir.
Etik Kodu
Şirketin değerlerini, kültürünü ve iş yapma biçimini tüm çalışanlarınıza aktaracağınız ve onlar için bir rehber olacak etik kodunuz aynı zamanda tüm paydaşlarınızla da aranızdaki köprü ve en önemli iletişim araçlarınızdan biridir.
Örnek bir etik kodu şu bölümlerden oluşur:
· Kapak Sayfası
Bu sayfanın önemi bundan sonraki tüm mesajlarınızın merkezinde olacak etik sloganınızı paylaştığınız yer olmasındadır.
Birkaç örnek:
o Living our Values – World Bank Group
o Leading With Integrity – UPS
o The Way We Do Business – PwC
o Dünyanın Her Yerinde Dürüst ve Güvenilir Olmak – Coca Cola
· İçindekiler
Basit bir etik kodunun bile anlaşılır ve detaylı bir içindekiler kısmı olmalıdır. Kod okumaya motive etmeli işini zorlaştırmamalıdır.
· Giriş Materyalleri
o Ana hissedar, yönetim kurulu başkanı ya da genel müdür mesajı
o Etik kodun amacı
o Şirket değerleri
· Düzenleyici maddeler
Bu bölümdeki tüm maddeler önemlidir ve bir bütünün parçalarıdır. Düzenleyici maddeler yazılırken bir öncelik sıralaması yapmak yerine paydaşlar ve paydaş ilişkilerine dayalı bir gruplama yapmak kodun yazımında bir mantık silsilesini korumak açısından faydalı olacaktır.
o Hissedarlar ve yatırımcılarla ilgili düzenlemeler
o Müşteri ve tüketicilerle ilgili düzenlemeler
o Tedarikçiler ve servis sağlayıcılarla ilgili düzenlemeler
o Çalışanlar ve temsilcilerle ilgili düzenlemeler
o Rekabetle ilgili düzenlemeler
o Toplumla ilgili düzenlemeler
o Devletle ilgili düzenlemeler
o Çevreyle ilgili düzenlemeler
· Etik programı işleyişi ile ilgili tanımlar
Etik kodu etik yönetimine yönelik yetkileri, kurumsal yapılanmayı, iletişim kanallarını ve doğru iletişim yöntemlerini içermelidir. Paydaşların hangi ihlalleri ne yollarla ve hangi mercie bildireceklerine dair yönlendirmeleri içermelidir.
Personeliniz etik dışı bir davranışla karşılaştığında doğru olan davranış biçimini öğrenmek ve uygulamak için etik kodunuza başvuracaktır.
Etik eğitiminin detayları, kontrol ve denetimler, düzeltici önlem ve revizyonlarla ilgili tanımlar da bu bölümde yer alır.
o Yetkili yönetici
o Sorumlu personel
o İletişim yöntem ve araçları
o Denetimler, revizyonlar
o Uyuşmazlıkların çözümü
o Raporlama ve bildirimler
o Etik programı etki analizi ve iyileştirmeler
· Diğer politika ve prosedürler
Etik programı ve etik kodu uygulamaları şirketin mevcut politika ve prosedürlerine göndermeler yapar, onlara referans verirler. Öncelik verilmesi gereken bu çapraz referansların doğru kurgulanmasıdır. Hangi ilişkilerin hangi prosedürlerle düzenleme altına alınacağının kurgusunu doğru yapmak bu prosedürlerin uygulanabilirliğinin anahtarı olacaktır.
o Etik yöneticisinin görev ve sorumluluk tanımı
o Kontrol ve denetim prosedürleri
o Araştırma, kanıt toplama politika ve prosedürleri
o Gizlilik politika ve prosedürleri
o Veri güvenliği politika ve prosedürleri
o Personel bildirimleri ve mukabeleden koruma politikası
o Eğitim politika ve prosedürleri
o Bildiri hattı ve yöntemlerine yönelik prosedürler
o Bildirimlerin yanıtlanması, işleme alınması, araştırılması, neticelenmesi, geri bildirimlerin yapılmasına yönelik prosedürler
· Destek dokümantasyon ve referanslar
Kodun bu bölümünde hazır referanslar, etik karar verme ve uygulama rehberleri gibi destek dokümantasyona yer verilir.
o Etik karar verme rehberi
o Kontak kişiler ve iletişim detayları
o Vaka analizleri
o Etik oyun senaryoları
o Online kaynak bilgileri
o Endeks
o Terimler sözlüğü
Etik Yönetimi Prosedürleri
Etik yönetimi prosedürleri, etik kodu ile çerçevesi çizilen işlemlerin icra yöntemlerinin tanımlanması, ilgili personelin çalışma sistematiği ve yetki tariflerinin yapılması, departmanlar arası bilgi akışının düzenlenmesi vb. ilişki tanımlarını içerir.
Etik yönetimi prosedürleri şirketin tüm idari fonksiyonlarının görev ve sorumluluk tanımları ve süreç yönetimi sistematiği ile uyumlu olmalıdır. ISO kalite standartları uygulaması olan bir şirket her bir kritik süreç için etik yönetimi prosedürleri hazırlayıp mevcut sistemine entegre edebilir. Buna karşılık etik yönetimi sistemini oluşturan ve ISO sahibi olmayan bir şirket, süreçlerini doğru tanımlamalı ve etik yönetimi prosedürlerini bu süreçleri kapsayacak şekilde yazmalıdır. Bu noktada önerimiz şirket fonksiyonlarının bir risk haritasının çıkartılarak hukuki, idari ve operasyonel risklerin belirlenmesi ve prosedürlerin hazırlanmasında tanımlanmış risklere dikkat edilmesi olacaktır. Etkin bir tedarik zinciri yönetimi, fikri mülkiyet haklarının korunması, gizliliğin sağlanması, insan kaynakları yönetiminin etkin yapılanması ve bu fonksiyonların etik politikası ile uyumu gözetilmeli önemlidir.
Burada hazırlanacak prosedürler iki tipte olacaktır:
· ISO Kalite Yönetimi’nin gerektirdiği prosedürler
· Etik Yönetimi’nin gerektirdiği prosedürler
Örnek olarak, 4.2.3 dokümanların kontrolü, 4.2.4 kayıtların kontrolü, 8.2.2 iç denetim, 8.3 uyumsuzlukların kontrolü, 8.5.2/ 8.5.3 düzeltici ve önleyici eylemler kalite yönetimi sisteminin gereğince oluşturulurken madde 4.1 altında değerlendirilecek ve şirketin iç işleyişine uygun olarak tanımlayacağı prosedürler arasında pazarlama faaliyetlerini düzenleyen prosedürler, kamu ihalelerine katılım veya yeni yatırım alanlarının değerlendirilmesine yönelik prosedürler olacaktır.
Prosedürler mutlaka işleyiş şeması, yetki, sebep sonuç ilişkilendirmesi şemaları ilgili formlar, oluşturulacak kayıt türleri ve yöntemleri bilgilerini içermelidir.
Yönetim kurulu üyeleri ve genel müdür verdikleri kararlarla, toplantılarında sergiledikleri duruşla iş ve özel hayatlarının her anında iş etiğine verdikleri önemi yansıtan bir hal ve tutum içerisinde olmalıdırlar. Onların iş etiğine olan sadakati tüm personel tarafından görülebilir, anlaşılabilir ve örnek alınır olmalıdır. Yönetim kurulu ve genel müdür iş etiği yönetimi süreçlerinin oluşturulması, geliştirilmesi ve sürdürülmesine verdikleri direkt destek ile etik kodunun önce kendilerince sahiplenildiği hissinin tüm paydaşlarda uyanmasını sağlamalıdır.
Üst yönetim etik koduna uyum konusunda "0” tolerans politikasını uygulayacaklarını, etik dışı davranan personelin mevkii ne olursa olsun kodun gerektirdiği ceza ile karşılaşacağını ve bu konuda adaletten sapılmayıp ayrıcalık yapılmayacağını tüm paydaşlarına açıkça bildirmeli ve bu duruşu hiçbir şart altında esnetmemelidir.
Kaynak: Etik ve İtibar Derneği'nin hazırladığı ve fikri mülkiyetine sahip olduğu "Etkin Etik Programı Hazırlama ve Uygulama Rehberi". Kurumsal Yönetim Bilgi Platformu'nda kullanılmasına izin vermelerinden dolayı TEİD yönetimine teşekkür ederiz.